个人名义签订采购合同需自担付款责任 - 太和买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：买卖合同纠纷
案号：(2023)皖1222民初5203号
审理法院：安徽省太和县人民法院

二、案件事实并告知法院的判决结果
原告太和县某有限公司经营售卖草坪生意。2021年5月23日，被告肖某通过其个人微信账户向太和县某有限公司法定代表人李桂勤个人账户转款5000元。2021年5月27日和6月2日，肖某从太和县某有限公司购买草坪，并出具了两张销售清单：第一张写明“草坪，10件50平10.9=5450元，10件50平10.9=5450元，共计10900元”，肖某注明“已付5000”，并署名“肖某”；第二张写明“草坪，2.5厚，1300平方，1300*10.9=14170元，已付5000元订金，还要再付9170元”。之后，太和县某有限公司多次催要余款未果，便向法院提起诉讼。庭审中，肖某承认购买草坪总价14170元，已付5000元，但辩称自己是替昂立湾广告某有限公司采购，垫付的5000元是公司行为，剩余货款应由该公司支付。

法院判决结果：被告肖某需在判决生效后十日内支付原告太和县某有限公司货款9170元。

三、核心观点及企业法律风险防范提示
这个案子的核心问题很简单：员工用个人名义签合同、付订金，却说代表公司采购，如果没有“证据”证明，法院只认个人责任，不会让公司背锅。 肖某声称自己是替昂立湾广告某有限公司买草坪，但拿不出公司授权委托书、盖章合同等材料，连5000元订金都是从他个人微信转的。法院只能认定：交易是肖某和草坪公司之间的个人买卖，欠的钱必须他自己还。

对企业来说，这暴露了两大风险漏洞：

1. 采购流程不规范，员工“好心垫付”反成“个人债务”
   很多小企业让员工临时采购时，口头说一句“你先垫着，公司报销”，但从不签授权书或用公司账户付款。结果员工垫钱后，公司赖账或拖延，员工自己成了“欠债人”。就像本案，肖某垫了5000元，却因证据不足，反而要再掏9000多元。
   → 企业该怎么做？

   • 一律要求员工用公司名义签合同：合同、销售单上必须写公司全称+盖章，别写个人名字。
   • 付款必须走公账：订金、货款从公司账户转出，避免用微信/支付宝个人账户操作。如果紧急情况需垫付，立刻补签《授权垫付书》，写明“员工XX垫款属公司行为，公司负责偿还”。

2. 口头承诺无凭证，纠纷时“甩锅”无效
   肖某说“我是替公司买的”，但公司没给他开采购委托书，聊天记录也没提公司责任。法院只看白纸黑字的证据——没证据？那就默认是个人行为。企业如果管理松散，员工采购时随便说“我们老板同意了”，事后公司不认账，员工就只能自己扛。
   → 企业该怎么做？

   • 建立采购“三件套”制度：① 事前审批单（员工填“采购事由+预算”，主管签字）；② 事中合同（必须盖公司章）；③ 事后报销凭证（发票抬头写公司全称）。
   • 定期培训员工：强调“个人签名=个人责任”，采购时主动向供应商亮明公司身份，比如销售单上写“采购方：XX公司（授权代表：肖某）”。

一句话总结：采购别让员工“扛雷”！ 企业规范一步，员工少背一口锅。下次签合同时，多花1分钟写清公司名称、盖章、走公账，就能避免90%的“个人背债”风险。记住：法律只保护“看得见”的证据，不是“我以为”的口头承诺。