买卖合同中保留交易证据避免货款损失-阳新买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：买卖合同纠纷
案号：(2025)鄂0222民初1213号
审理法院：湖北省阳新县人民法院

二、案件事实与判决结果
2021年4月起，大冶市某矿有限公司向吕某供应石子、石粉等建筑材料。2022年1月30日，双方通过微信结算，大冶市某矿有限公司法定代表人吴某“出货合计487376.46元，打款合计409479.9元，尾款77896.56元。”后吕某通过微信支付货款20000元，余款57896.56元经大冶市某矿有限公司多次催讨无果，遂起诉。

法院判决：吕某需在判决生效后十日内支付大冶市某矿有限公司货款57896.56元及利息（以欠款为基数，按年利率3.1%从2025年3月27日起算至实际付清日）。驳回了大冶市某矿有限公司关于利息起算时间（要求从2022年起算）等其他请求。

三、核心观点与风险防范提示
这个案子的核心教训很简单：企业卖货时，光靠“口头承诺”或“模糊记录”追不回欠款，必须用“铁证”锁死交易细节。大冶市某矿有限公司虽然赢了官司，但因为证据不够扎实，白白损失了3年多的利息（本可从2022年算起，法院只支持从2025年算起）。吕某拖了3年不付款，却只承担了1个月的利息成本，公司追债效率大打折扣。

为什么会出现这种问题？关键在于企业日常经营中忽略了三个“小习惯”：

1. 不保留完整交易凭证：公司只靠微信聊天记录对账（比如吴某发的“尾款77896.56元”），但没让对方签书面确认单。微信记录容易被质疑真实性（比如是否被删改），法院虽认可了，却因缺乏签字文件，无法直接认定欠款起算时间。
2. 催款不及时留痕：公司说“多次催讨”，但没保存每次催款的证据（如短信、书面函件）。导致法院只以“起诉状送达日”作为利息起点——相当于欠款3年，利息却只算1个月。
3. 合同约定太笼统：双方没签正式合同，或合同里没写清“付款期限”“逾期利息标准”。结果公司主张按5.96%算利息，法院却只能按最低标准（3.1%）酌情支持。

给企业的3个“防坑”建议：

• 养成“签字习惯”：每次送货后，让客户当场签收《出货单》，写明品名、数量、单价、总金额。月底再发《对账单》请对方签字确认。微信聊天可作为补充，但核心证据必须是纸质或电子签名文件（如用“腾讯电子签”等平台）。
• 催款要“留痕迹”：欠款超期后，别只打电话。通过短信、邮件或书面函件明确说“请X月X日前付清”，并保存记录。如果对方承诺还款（如吕某说“年后结清”），立刻要求书面确认。
• 合同写清“兜底条款”：在买卖合同里直接约定：“逾期付款按年利率X%计息，从应付款日次日起算”。参考当前市场利率（一般3%-5%），避免事后扯皮。

记住：做生意不怕客户拖欠，怕的是“没证据”。一张签字的出货单，可能比10次口头催款更管用。从今天起，把交易细节“晒在阳光下”，才能让货款安全回家。