买卖合同中确认欠款文件务必核实签署人授权-郑州买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2025)豫0104民初709号
审理法院：河南省郑州市管城回族区人民法院

二、案件事实与判决结果

2023年11月8日，郑州某有限公司（卖方）与荥阳市某局（买方）签订《新能源客车销售合同》，主要约定：1.车辆型号、数量、价款分别为ZK6117BEVG35，数量20，总价1850万元；ZK6816BEVG2K，数量9，总价576万元；总计金额2426万元（含税）；2.购车款于提车后5个月内一次付清，买方迟延付款的，应自逾期之日起按对应价款的日万分之五支付违约金；买方逾期付款的，还应自欠款之日起按贷款基准利率支付利息等。合同还约定了其他车辆买卖事宜。同日，双方当事人还就LK6710Q1T、数量1、总价60万元签订《客车销售合同》，其余约定与上述合同基本一致。

2024年9月6日，郑州某有限公司向荥阳市某局出具《往来账项询证函》载明，截止2024年9月6日，荥阳市某局欠款24860000元；荥阳市某局于2024年9月11日对上述欠款确认无误并加盖印章。

庭审中，原、被告均陈述称郑州某有限公司于2023年12月9日将30台客车交付荥阳市某局，荥阳市某局未支付过购车款。

法院判决：荥阳市某局于判决生效之日起十日内支付郑州某有限公司购车款24860000元及利息（以全部未付金额为基数，自2024年5月9日起至实际清偿之日止，按照全国银行间同业拆借中心公布的一年期贷款市场报价利率四倍的标准计付）；驳回郑州某有限公司的其他诉讼请求。

三、案例核心观点与法律风险提示

这个案例给所有企业敲响了警钟：确认欠款文件必须严格核实对方签署人是否有授权，否则可能陷入法律纠纷。荥阳市某局在法庭上辩称，虽然他们在《往来账项询证函》上盖了章，但签字的"成某"没有获得公司授权，因此这份确认函应该是无效的。虽然法院最终没有采纳这个抗辩理由，但这种情况在现实中非常普遍，企业稍有不慎就会吃大亏。

企业如何防范此类风险？

1. 签字前必须"三问"

• 问："您是公司正式授权办理此事的人员吗？"
• 问："能否出示公司给您的授权委托书？"
• 问："我是否可以电话联系贵公司负责人确认？"

就像我们去银行办理业务必须带身份证一样，企业间确认债务也应有同等谨慎。郑州某有限公司如果当时多打一个电话核实成某的授权，就不会给对方留下抗辩空间。

2. 不要轻信"盖章即有效"的误区
很多企业认为只要对方公司盖了章，文件就一定有效。但本案中荥阳市某局辩称"公章可能是被偷盖的"，虽然法院没采纳，但现实中确实存在这种情况。正确的做法是：既要公章，也要确认签字人有授权。就像签合同时，既要公司盖章，也要法定代表人签字一样。

3. 违约金约定要合理，避免"画蛇添足"
本案中合同约定的日万分之五违约金（相当于年化18.25%）被法院认为过高，最终调整为LPR四倍（目前约14.8%）。很多企业为了"震慑"对方，把违约金定得特别高，结果反而得不到法院全额支持。违约金不是越高越好，合理才最有力。建议企业将违约金控制在LPR的1-4倍之间，既起到约束作用，又能在纠纷中得到法院支持。

4. 定期对账，别等"火烧眉毛"才确认
郑州某有限公司在交车近10个月后才发询证函，这期间如果荥阳市某局人事变动，就很容易出现"成某未经授权"的情况。建议企业：

• 每月发一次对账单
• 每季度让对方书面确认一次
• 大额交易交付后立即确认

就像我们查银行余额一样，定期确认债权能让企业早发现问题、早解决。

5. 与政府单位交易更要"按规矩来"
本案是和政府部门的交易，这类交易往往流程更规范、要求更严格。与政府部门合作时：

• 务必确认经办人员的职务和权限
• 保留所有往来文件的送达凭证
• 重要事项最好通过公文形式确认

记住：企业经营中，最贵的不是律师费，而是因疏忽导致的诉讼损失。一个简单的授权确认步骤，可能避免上千万的欠款纠纷。做生意就像过马路，宁可多等一分钟，也不要冒险闯一次红灯。从今天开始，每份确认文件都多问一句"您有授权吗？"，就能为企业筑起一道坚实的法律防火墙。