企业员工私下采购公司可能要买单 - 宜都买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2025)鄂0581民初1313号
审理法院：湖北省宜都市人民法院

二、案件事实和判决结果

案件事实：
宜都市某某店的经营者丁某与宜都某建材有限公司的股东凌某相识。2021年1月至5月10日期间，凌某以公司名义在宜都市某某店购买烟、酒等商品，共计32902元。宜都市某某店自认宜都某建材有限公司于2021年2月9日支付了5000元，剩余27902元一直未付。2021年5月17日，丁某通过微信向凌某催款：“华某，我刚刚总了个账单，您们这边合计27902元，马上要安排进货了，方便的话，年中帮忙办下”，次日凌某回复“好的”。此后，凌某多次向宜都市某某店拿货时，均说明部分货物记在个人账上。2021年12月16日，丁某微信催款：“华某，我这个月要打款了，帮帮忙处理下，合计46054元”，凌某回复：“搞不了这么多，我把我拿的先跟你搞了，前面的还要等袁总这边安排，我会跟你催着的，宜都某建材有限公司部分是27902元”。2023年1月和6月，丁某又两次通过微信向凌某催收个人欠款。
丁某还以自己经营的宜都某某商贸有限公司名义，向宜都某建材有限公司开具了3张增值税发票（金额合计16808元），货物为习酒和香烟。2024年10月，丁某曾起诉凌某要求支付货款46054元。庭审中，凌某承认其中18152元是个人欠款，剩余27902元是代表宜都某建材有限公司采购的职务行为，并提交了该公司出具的《情况说明》：确认凌某2018年10月至2021年5月任公司经理，负责采购，相关采购系职务行为。企业登记信息显示，凌某确实是宜都某建材有限公司的股东。另查明，2022年1月该公司曾向宜都市某某店购买春节礼品29862元（已付清），凌某在送货单上以经办人身份签字。

判决结果：
法院判决宜都某建材有限公司在5日内向宜都市某某店支付拖欠的货款27902元，并承担全部案件受理费。

三、核心观点与企业风险防范提示

核心观点：员工以公司名义采购，即使未经书面授权，公司也可能要“背债”！
这个案子很简单：公司股东凌某用微信下单买烟酒，没签合同也没盖章，但法院为啥判公司付钱？关键就两点：

1. “身份”让对方信了——凌某是公司登记在册的股东兼经理，长期负责采购，还以公司名义签过其他送货单（比如春节礼品单）；
2. “行为”让对方有理由相信——凌某催款时亲口说“前面的（27902元）要等袁总安排”，公司后来还补了盖公章的《情况说明》确认是职务行为。
   说白了，公司管理松散，让别人误以为“员工能代表公司”，最后就得为员工的“口头采购”买单！

企业该怎么做？3招避免“被欠债”

1. 管紧“采购权”，别让员工“随便开口”

   • 小企业常犯的错：老板口头让员工“去拿点货”，结果员工超范围采购或拖延付款。
   • 实操建议：
     • 所有采购必须书面授权（哪怕微信审批截图），明确金额、商品范围；
     • 员工离职/调岗后，24小时内在公司官网、合作商群发公告“取消其采购权限”，避免“前任员工继续下单”。
       （例：本案凌某2021年5月后已不再负责采购，但公司没及时通知商家，导致后续纠纷）

2. 账目“日清月结”，别拖成“陈年旧账”

   • 本案欠款拖了3年多，微信催款记录成了关键证据。时间越长，越难证明“员工是个人行为”。
   • 实操建议：
     • 设立采购台账，每周核对：谁下单？谁收货？谁付款？
     • 超过30天未付款的账单，必须让财务部门书面确认（邮件或系统留痕），避免口头承诺。
       （例：宜都某建材有限公司若在2021年就核对账目，早能发现凌某把个人消费混入公司采购）

3. 公章“严防死守”，别当“背锅工具”

   • 公司随意补《情况说明》盖章（如本案），等于自认债务，想赖都赖不掉！
   • 实操建议：
     • 公章使用必须经法定代表人+财务双人审批，禁止员工自行开“情况说明”；
     • 对外发文件前问一句：“这句话未来打官司会不会成证据？”
       （例：凌某补交的《情况说明》直接坐实公司责任，若当时只写“正在核查”而非“确认债务”，结果可能完全不同）

最后提醒：生意场上，信任不能代替规矩。员工一句“我代表公司”，可能让企业背上数万元债务。规范采购流程、及时清理账目、管好公章，花不了多少时间，却能省下大笔诉讼费和欠款——毕竟，法院只认“证据”，不认“我以为”。