书面催款是主张违约金的关键证据-天门建设工程施工合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：建设工程施工合同纠纷
案号：(2024)鄂9006民初5733号
审理法院：湖北省天门市人民法院

二、介绍案件事实并告知法院的判决结果

2021年8月，某乙公司（甲方）与某甲公司（乙方）签订《天门某某一期消防工程施工合同》，合同约定的主要内容：由某甲公司为该工程施工，工程地点为天门市某某路西北角，承包范围包括（但不限于）以下系统的设备、材料供应、工程施工、消防系统联调及开通、竣工验收、取得地方消防主管部门、地方民防及其他政府监督主管部门的验收合同文件、竣工资料整理汇总及提供、验收前成品保护、人员培训、维修保养、保修以及为完成全部消防及通风工程所需的其他内容和服务；合同价为3800002元，税率9%，其中，不含税价格为3486240.37元，税金313761.63元；合同价为综合总价包干；开工日期为2021年8月10日，竣工日期为2022年5月1日；本工程质量目标为国家、地方政府及行业的现行质量检验标准，达到一次性验收合格；每月20日按实际完成工程量，经监理和某乙公司签认后支付实际完成工程量的75%；工程竣工调试完毕，所有系统能够正常运转，取得消防主管部门验收合格证明并经某乙公司相关部门及监理验收合格后30日内，某乙公司支付至某甲公司合同总额的80%；某乙公司与某甲公司结算完成后90天内，某乙公司向某甲公司支付至结算总额的97%（某甲公司需提供决算价100%发票）；剩余结算总价的3%作为保修金（保修金自消防验收合格之日起计算，期满2年后一个月内返还扣除相应责任款外的保修金，保修金不计算利息）；施工过程中因某乙公司原因造成的设计变更及现场签证，费用由某乙公司承担；在某甲公司符合付款条件，且某甲公司已向某乙公司书面催促付款后60天内某乙公司仍未付款的，从催促期限届满之日起某乙公司按日向某甲公司支付逾期应付款万分之一的违约金。

2021年9月14日，该工程开始施工。在施工过程中，双方对增加的防火门监控主机等项目进行签证共计金额为112240.44元。其中，代缴罚款25800元。2022年11月20日，某甲公司对合同范围内和增加项目施工完毕，2023年7月27日，某某二标段3＃5＃楼、地下室、Ｐ2配电房建设工程经天门市建设工程质量安全监督管理站出具特殊建设工程消防验收意见书，结论为合格。同日，某甲公司与接收单位上海某某物业发展有限公司天门分公司、监理单位湖北某某建设监督有限责任公司某某监督部共同确认《消防设施设备移交清单》，由某甲公司向上海某某物业发展有限公司天门分公司移交某某施工工程（3＃．5＃．8＃．9＃．12＃．商铺Ｐ2.Ｐ3．配电房及地下室）。同年8月29日，中梁首府壹号一标段8＃9＃12＃楼及地下室、配电房建设工程经天门市建设工程质量安全监督管理站出具特殊建设工程消防验收意见书，结论为合格。

自2022年1月24日起至2023年7月13日止，某乙公司采取汇款、以房抵款方式向某甲公司支付工程款共计2817926.65元，2024年11月18日，某甲公司以某乙公司未支付工程款为由诉至本院，2024年11月23日，本院将起诉状副本送达某乙公司。

另查明，某甲公司具有《建筑业企业资质证书》。

判决结果简单总结：
法院判决某乙公司向某甲公司支付工程款及垫付的罚款共计977722.52元，但驳回了某甲公司要求支付48916.81元违约金的诉讼请求。原因是某甲公司无法证明已向某乙公司进行过书面催款，所以无法计算违约金。

三、核心观点及风险防范建议

这个案例给我们敲响了一个警钟：即使合同约定得很清楚，如果你没有留下催款的证据，违约金可能一分也拿不到！

具体来说，某甲公司和某乙公司签的合同里白纸黑字写着："某甲公司书面催款后60天内某乙公司还不付款的，要按日支付万分之一的违约金"。但问题出在哪里？某甲公司虽然声称催过款，却拿不出有效证据：

• 提交的"催讨函"没有某乙公司的签收回执
• 微信聊天记录无法证明对方是某乙公司的工作人员

法院很明确地表示：你说你催了，但没证据，我不能信。最终只能从法院送达起诉状60天后开始计算违约金，而这时某甲公司已经起诉了，实际上等于拿不到违约金。

对企业老板来说，这可不是小事！本案中某甲公司少要了近5万元违约金，如果是大项目，这个数字可能高达几十万甚至上百万。那怎么避免这种"哑巴吃黄连"的情况呢？

三条简单实用的防范建议：

1. 催款必须"留痕迹"，不能"打嘴炮"
很多老板以为发个微信、打个电话就算催款了，但这些在法庭上往往不被认可。正确做法是：

• 用邮政EMS寄催款函：在快递单上写明"工程款催收函"，保留好寄送凭证和对方签收记录（这是最有力的证据！）
• 正式邮件要抄送多人：发公司官方邮箱，邮件标题写"【催款】XX项目第X次付款通知"，内容要详细列明欠款金额、合同依据，并要求对方回复确认
• 现场送达必须签收：如果派人送催款函，一定要让对方负责人签字盖章，签收单上注明"已收到XX项目催款函"

2. 催款内容要"傻瓜式"清晰
催款函不是随便写写，要让法官一看就懂。必须包含：

• 项目名称和合同编号（例："天门某某一期消防工程，合同号20210801"）
• 具体欠款金额和计算过程（例："合同总价380万元+增项11万元-已付281万元=欠款109万元"）
• 明确的付款截止日期（例："请于2023年8月26日前支付"）
• 违约责任提醒（例："逾期将按合同约定每日万分之一收取违约金"）
• 公司盖章+法定代表人签字

3. 建立"催款台账"，养成好习惯
建议企业财务或项目负责人专门建立一个Excel表格，记录每次催款：

• 催款日期 | 催款方式 | 金额 | 对方反馈 | 证据保存位置
• 每次催款后更新状态，没回款的隔7-10天再催一次
• 电子证据（邮件、微信）要定期备份到公司服务器
• 纸质文件统一存档，至少保存到工程质保期满后2年

额外提醒：
本案还暴露出两个容易被忽视的问题：

• 签证单要及时签：虽然25800元是罚款，但因有双方签证确认，法院也认了。施工中任何变更、增项，当天就要办书面确认，拖久了对方可能不认账。
• 质保金要盯紧到期日：法院严格按合同约定，把未到期的3%质保金（11万多）扣除了。企业要建立质保金台账，到期前1个月就开始准备催收。

记住：打官司就是打证据！再好的合同，没有证据支撑也是废纸一张。从今天开始，把催款当成和施工一样重要的环节，养成"做事留痕"的好习惯，才能真正守住自己的钱袋子。特别是工程行业，账期长、环节多，一次疏忽可能损失几十万。别等钱要不回来了才后悔——法律只保护会保护自己的人。