企业未规范对账导致货款结算错误将承担败诉风险-桐城买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2023)皖0881民初2680号
审理法院：安徽省桐城市人民法院

二、案件事实及判决结果

2021年3月15日至2022年11月1日期间，蔡某向桐城某下电子商务有限公司陆续采购了无纺布袋材料。2022年11月4日，经核对结算，蔡某在应收款确认书回执上签名确认，确认书载明："经核对，截止至2022年11月1日，蔡某对私欠桐城某下电子商务公司（包某）货款人民币大写金额叁拾万陆仟捌佰捌拾捌元整。（小写306888元）"。其后，蔡某共向桐城某下电子商务有限公司支付了货款64600元（含蔡某于2022年11月22日通过客户安徽某材材料科技有限公司汇款2600元）。另查明，2022年12月6日，桐城某下电子商务有限公司在微信给蔡某发送信息："小熊运费1224元，安能那边我结过了"，蔡某回复："嗯"。2023年5月15日，桐城某下电子商务有限公司诉至法院，要求蔡某偿还246112元；审理中，经核对查明，桐城某下电子商务有限公司在结算中，将蔡某于2022年1月13日通过微信转账10000元、于2022年1月28日通过客户雷某添汇款6612元、于2021年8月24日通过客户广西某记餐饮管理有限公司汇款6224元未记入。

法院最终判决：蔡某需向桐城某下电子商务有限公司支付货款及运费共计220676元，并按年利率4.745%支付相应利息；驳回桐城某下电子商务有限公司的其他诉讼请求。

三、案例核心观点与风险提示

这个案子给我们上了一堂生动的"对账课"。表面上看是简单的买卖货款纠纷，实际上暴露了企业在日常经营中最容易忽视却最致命的问题——对账不规范。

为什么原告会"少算"自己的钱？
桐城某下电子商务有限公司明明被欠了钱，却因为自己记账马虎，在结算时漏记了三笔已收款项（10000元、6612元和6224元），导致原本应主张的220676元变成了246112元。法院只能依据实际证据判决，多要的钱自然就拿不到了。更麻烦的是，原告还白白承担了300多元的诉讼费。

为什么被告的"多付"主张不被认可？
蔡某辩称已经还清货款甚至还多付了10万元，但拿不出有力证据。他提到的"厂方做坏货物""发货延迟""重复记账"等理由，因没有书面记录或双方确认，法院无法采信。这提醒我们：口头说一千遍，不如白纸黑字写一遍。

企业如何避免掉进这个"坑"？

1. 对账必须"双确认"
   每次结算后，务必让客户在对账单上签字盖章。本案中蔡某签了字的应收款确认书成了关键证据，但桐城某下电子商务有限公司后续却没及时更新记录。建议：每月固定时间发对账单，要求客户3日内书面确认，电子确认（如微信"收到"）也要截图保存。

2. 记账不能"靠脑子"
   案中漏记的三笔款项都是通过第三方支付的（客户代付、微信转账等），财务人员很容易遗漏。企业应当：

   • 建立"一单一码"台账，每笔交易对应唯一编号
   • 要求所有付款必须备注用途（如"付2022年1月货款"）
   • 财务与业务部门每周核对流水，别等年底算总账

3. 争议要"即时留痕"
   蔡某提到的货物质量问题，如果当时能拍照存证、让客户签收问题单，或者通过邮件书面确认，法院可能会支持他的扣款主张。记住：发现问题当天就要固定证据，别说"下次再说"。

4. 别让"好说话"害了你
   很多企业怕得罪客户，对延期付款、口头改价都"算了算了"。本案双方连书面合同都没有，全靠口头约定。建议：

   • 10万元以上交易必须签合同
   • 小额交易也保留聊天记录、订单截图等
   • 重要承诺一定要让对方文字确认

最后划重点：钱货两讫才是真安全。本案中桐城某下电子商务有限公司虽然赢了官司，但因自己记账错误少要了2.5万元，还多花了2000多元诉讼费。对企业来说，规范的对账流程比催款技巧更重要——毕竟，算清楚才能要回来，算错了反而要赔上时间和成本。

下次对账时，不妨多问自己三句话：这笔钱客户认吗？我有证据吗？记录完整吗？做好这三点，90%的货款纠纷都能避免。