员工未经授权签字结算企业不担责 - 宜都合同纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：合同纠纷
案号：(2020)鄂0581民初1021号
审理法院：湖北省宜都市人民法院

二、案件事实及判决结果
四川某辉建筑劳务有限公司与宜都某龙建筑劳务有限公司均从事建筑劳务承包经营。四川某辉于2017年从中铁十一局集团城市轨道工程有限公司厦门2号线2标一工区项目部处分包了部分劳务工程。2019年3月，宜都某龙也从同一项目部处分包了部分劳务工程。四川某辉先进场施工，宜都某龙后进场，双方之间没有直接的建设工程施工合同关系。

宜都某龙作为乙方与中铁十一局集团城市轨道工程有限公司厦门2号线2标一工区项目部作为甲方签订《劳务分包合同》。该合同约定：工程地点在厦门市某路某路；甲方委派的项目经理为谢某，乙方委托的项目负责人为李某；李某全面负责合同执行中的技术、施工进度、质量检验、合同结算等事项，且乙方人员名单中仅有李某一人被授权办理结算和计量付款。合同附件明确，李某是唯一有权代表宜都某龙签署文件的人员。

2020年1月11日，何某代表四川某辉与陈某高（时任宜都某龙员工）签订《垫付费用结算清单》，声称四川某辉为宜都某龙垫付了木方模板费、钢筋成品加工及装车费、租碗扣及钢管费用共计402767元。该清单仅有何某和陈某高的个人签名，没有四川某辉和宜都某龙的公司盖章，也未提供任何公司授权委托书。四川某辉仅对“租碗扣及钢管费用”提交了部分证据（如《损坏赔偿表》和租赁站结算清单），但出租方主体不明，且缺乏银行转账记录、收款凭证等证明费用实际发生和垫付的证据；对于其他两项费用，未提供任何购买凭证、支付记录或农民工工资发放明细。

法院判决：驳回四川某辉建筑劳务有限公司的全部诉讼请求，案件受理费和诉讼保全费由四川某辉负担。

三、核心观点与企业法律风险防范提示
这个案子的核心教训很直接：员工没拿到公司红头文件授权，私自签字盖章的结算单，公司可以不用买单！ 为什么？因为法院认定了两个关键点：

1. 事实没证据，说破天也没用：四川某辉声称垫付了40多万，但既拿不出银行转账记录，也拿不出出租方盖章的收据，更没有农民工签字的工资条。就像你借朋友钱，只靠口头说，没有借条或转账记录，法院当然不信。
2. 签字越权了，公司不背锅：合同白纸黑字写明只有李某能代表宜都某龙办结算，陈某高只是普通员工，没授权书就敢签40万的单子，属于“无权代理”。更关键的是，四川某辉明明知道李某才是唯一授权人，还轻信陈某高个人签字，这不是“善意”而是“马虎”，所以法院不认可“表见代理”（简单说，就是不能假装不知道对方没权限）。

企业怎么避免踩这个坑？

• 授权必须“白纸黑字”：员工外出办事，尤其是签合同、办结算这种大事，一定要给书面授权书！写清楚姓名、权限、有效期，加盖公司公章。别图省事口头说“你去处理”，事后扯皮时，法院只认纸面证据。
• 付款留痕是底线：垫付费用？先拍好合同、发票、转账记录，再让对方签收确认。现金支付风险极高，尽量避免；如果必须用现金，当场写收据并让收款人按手印。
• 盯紧“唯一授权人”：和甲方签合同时，明确指定1-2名负责人（比如总经理或项目经理），并在合同里写死“其他人签字无效”。内部也要培训员工：别越权代签，否则个人可能要担责！
• 遇到纠纷先自查：如果对方拿着员工签的单子找你要钱，别慌。先看三点：有无授权书？费用凭证全不全？你是否明知对方无权还配合签字？缺一项，就可能像本案一样全身而退。

记住：企业不是“冤大头”，法律只保护有证据、守规矩的人。日常多花10分钟留凭证，关键时刻能省几十万损失！