企业必须返还员工垫付的社会保险费 - 阳新合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：合同纠纷
案号：(2024)鄂02民终2466号
审理法院：湖北省黄石市中级人民法院

二、案件事实与判决结果

梁某山系阳新县某水有限公司员工，因某水公司不能按期缴纳由单位承担的职工社会保险费用。梁某山于2020年6月向某水公司缴款36781.08元，2021年12月向某水公司缴款6048元，2022年1月向某水公司缴款264元和528元，共计43621.08元。某水公司分别向梁某山出具欠据（四张），款项由某水公司用于缴纳由单位承担的梁某山职工社会保险。2022年8月，梁某山办理了退休手续。经向某水公司催讨返还其垫付的费用，某水公司于2024年2月2日返还梁某山3242元，余款催讨未果，梁某山遂起诉至一审法院。

法院判决结果很简单：阳新县某水有限公司需要支付梁某山垫付款40379元，但不用支付利息。某水公司不服提起上诉，但二审法院维持原判，驳回了某水公司的上诉请求。

三、案例核心观点及企业法律风险防范建议

这个案例看似简单，却揭示了一个很多企业容易忽视的重大法律风险：为员工缴纳社会保险是企业的法定义务，绝不能转嫁给员工，更不能赖账不还！

很多老板可能会想："公司经营困难，让员工先垫付一下社保，等公司有钱了再还，这不是很正常吗？"但这个案例告诉我们：不行！ 法院明确指出，缴纳社保是企业的法定义务，不是可选项。当员工替公司垫付了这笔钱，公司就必须返还，否则就要吃官司。

更值得注意的是，某水公司上诉时声称梁某山曾欠公司4656元，应该从垫付款中扣除，还说梁某山曾同意"公司经营好转后再分期偿还"。但法院为什么不采信这些说法呢？因为某水公司拿不出确凿证据！他们提供的所谓"欠款明细"是复印件，没有梁某山签字；证人是公司退休员工，证明力很弱。最终，法院以"举证不能"为由驳回了某水公司的上诉。

对企业的重要警示：

1. 社保是法定义务，不是商量余地：无论公司多困难，都不能让员工垫付单位应承担的社保部分。这是《社会保险法》白纸黑字规定的，不是"情分"而是"本分"。

2. "口头约定"等于没约定：公司与员工的任何重要约定，必须有书面证据。口头说"等公司有钱再还"、"欠款可以抵扣"，在法庭上几乎等于没说。某水公司就是因为拿不出梁某山签字确认的证据才输了官司。

3. 财务凭证要完整规范：某水公司提供的"欠款明细"是复印件且无员工签字，法院根本不认。企业必须建立健全的财务制度，所有收支都要有规范的凭证，最好让相关人员签字确认。

4. "举证责任"在企业：当员工起诉要求返还垫付款时，企业如果主张"员工还欠公司钱"，必须自己拿出证据来证明。证明不了？那就乖乖还钱！

企业如何防范这类风险？

• 绝不让员工垫付单位应承担的社保：这是底线！如果公司真的困难，可以申请缓缴，但绝不能转嫁给员工。

• 建立规范的财务流程：任何涉及员工与公司的资金往来，必须有书面协议、规范收据和双方签字确认。

• 定期清理历史欠款：如果确实存在历史遗留的欠款问题，应主动与员工协商，签订书面还款协议，明确金额、期限和方式。

• 做好证据管理：所有财务凭证、合同协议都要妥善保存，至少保存5年以上，避免日后"有理说不清"。

这个案例给所有企业敲响了警钟：法律风险往往藏在日常经营的细节中。你以为的"小事"、"惯例"，可能就是未来吃官司的"大坑"。尤其在劳动和社会保障领域，国家法律对员工权益的保护越来越严格，企业不能再抱有"法不责众"或"能拖就拖"的侥幸心理。

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