工地负责人签字确认欠款有效，但企业必须保留付款凭证才能打赢官司-凤阳买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2020)皖1126民初2758号
审理法院：安徽省凤阳县人民法院

二、案件事实与判决结果

2017年5月28日，珍珠集团凤阳县某都商砼有限公司与安徽某基市政园林工程有限公司签订了《商品混凝土供应合同》一份，合同约定珍珠集团凤阳县某都商砼有限公司为安徽某基市政园林工程有限公司承建的昊方机电模具维修车间建筑安装工程供应混凝土，合同条款对混凝土的规格、数量、单价、违约责任等进行了约定，其中第七条第2款约定：逾期付款超过30天的，承担应付款日2‰的违约金。后珍珠集团凤阳县某都商砼有限公司按约向安徽某基市政园林工程有限公司提供了相应数量的混凝土，安徽某基市政园林工程有限公司陆续支付了部分货款。2017年7月19日，经安徽某基市政园林工程有限公司工地负责人员席某与珍珠集团凤阳县某都商砼有限公司结算，尚欠货款415480元，由席某在核对函上签字确认。2020年6月30日，经安徽某基市政园林工程有限公司工地负责人员席某再次与珍珠集团凤阳县某都商砼有限公司结算，自2017年5月29日至2019年7月26日，仍少欠货款475520元，并再次由席某在核对函上签字确认。此后珍珠集团凤阳县某都商砼有限公司索要无着，诉讼来院。

法院判决安徽某基市政园林工程有限公司支付珍珠集团凤阳县某都商砼有限公司货款475520元及违约金（以贷款基准利率四倍计算），驳回对席某的诉讼请求，同时驳回原告的其他诉讼请求。

三、核心观点与风险防范指南

1. 工地负责人的签字=公司盖章？关键看"授权范围"

本案中，席某作为工地负责人两次签字确认欠款，法院认定这是代表公司行为，安徽某基公司必须买单。很多老板以为"只是员工个人签字，与公司无关"，这是大错特错！只要员工在职责范围内（比如工地收货、对账）签字，法律上就视为公司行为。

企业防范措施：

• 给员工明确"授权书"，写清楚能签什么、不能签什么（例如：普通员工只能签收货单，不能签欠款确认）
• 要求重要文件必须加盖公司公章或合同专用章
• 定期检查工地签字文件，避免员工越权操作

2. "我已付钱"不能靠嘴说，必须有"铁证"

安徽某基公司辩称"2020年1月已付清货款"，但拿不出银行转账记录，结果败诉。法官原话："未提供支付货款的转账流水用以证明货款付清的真实性"。现实中很多企业老板说"我现金给过了"，但法院只认白纸黑字的付款凭证！

企业防范措施：

• 无论金额大小，一律通过公司账户转账支付
• 现金支付风险极高（无法证明），尽量避免
• 每笔付款后立即索要盖章的"收款确认书"
• 建立财务档案室，合同、发票、付款记录"三件套"必须齐全

3. 违约金不是越高越好，超过15.4%可能打水漂

合同约定"日2‰违约金"（相当于年化73%），但法院直接调低到"贷款利率四倍"（当时约15.4%）。很多企业以为违约金写得越高越保险，其实超过实际损失30%的部分，法院基本不会支持。

企业防范措施：

• 违约金建议约定在年化12%-15%之间（现行LPR四倍以内）
• 合同中明确写明"损失计算方式"（如：按未付款项的X%计算）
• 定期更新合同模板，避免使用过时的利率标准

4. 拖延对账=给对方留后路

从2017年7月第一次对账到2020年6月才最终确认欠款，拖了近3年！这期间安徽某基公司就有机会编造"已付清"的借口。及时对账就像定期体检，能早点发现问题。

企业防范措施：

• 每月/每季度必须做书面对账（微信截图不算数！）
• 对账单要写清"截至XX日欠款XX元"，避免模糊表述
• 超过3个月未回款，立即启动催收程序

结语：小疏忽酿成大损失

这个案子表面看是安徽某基公司"欠钱不还"，实则是管理漏洞导致的败诉——没有付款凭证、对账拖延、违约金约定失当。作为企业主，千万别觉得"打官司靠运气"，90%的败诉都是因为日常管理太随意。

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