企业交易中务必留存书面证据才能有效追回欠款-新郑买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2024)豫0184民初10502号
审理法院：河南省新郑市人民法院

二、案件事实与判决结果

自2016年开始，陈某见通过电话向新郑市某材有限公司订货，后经结算，确认截止至2021年7月31日，陈某见欠付新郑市某材有限公司货款25万元。
2021年10月18日，陈某见向新郑市某材有限公司出具《欠条》一份，载明："截止2021年7月31日共欠新郑市某材有限公司货款（鞋底款）人民币贰拾伍万圆整。"陈某见在欠款人处签字按印，并留有其身份证号码、住址及电话。
同日，新郑市某材有限公司（甲方、卖方）与陈某见（乙方、买方）签订《新郑市某材有限公司成品鞋底买卖合同》一份，约定：乙方按60天的期限付款，即乙方收货后，于收货当月起的60天之前付清货款；非因甲方原因乙方延期付款的，每逾期一天，乙方应向甲方支付应付款金额的万分之二的违约金。
2021年7月31日后，陈某见仍在新郑市某材有限公司订购货物，自2021年8月1日至2022年1月12日，陈某见订购鞋底货款共计103311元，而销售单中显示，实际最后送货产生交易的日期为2021年10月30日。2022年6月19日，新郑市某材有限公司将销售汇总表照片发送给陈某见，陈某见回复："这是去年下半年的10万块钱，是不是这个？那这一共30多万，是不是？"新郑市某材有限公司在庭审中主张该段时间货款为102831元。
新郑市某材有限公司在庭审中陈述称，陈某见并没有支付过欠条上的货款及后续的货款。

法院判决结果：
法院判决陈某见向新郑市某材有限公司支付货款352831元及利息（以352831元为基数，自2021年12月31日起按全国银行间同业拆借中心公布的贷款市场报价利率计算至实际清偿之日止）；驳回新郑市某材有限公司的其他诉讼请求。

三、企业如何防范交易中的法律风险

这个案例看似简单，却揭示了企业在交易中最容易忽视的致命问题：没有书面证据，再合理的欠款也可能要不回来。

让我们用大白话分析一下为什么新郑市某材有限公司能赢：

1. 欠条是"护身符"：2021年7月31日欠的25万元，如果没有那张有陈某见签字按手印的欠条，光靠口头说"他欠我钱"，法院根本不会支持。现实中太多老板觉得"都是熟人，打什么欠条"，结果最后钱要不回来。

2. 合同条款要具体：他们签的买卖合同里明确规定了"60天付款期限"和违约金计算方式。这看似小事，却直接影响了法院判决的利息起算时间（从2021年12月31日开始计算）。很多企业签合同时随便网上下载模板，关键条款没填，最后吃大亏。

3. 微信记录也是证据：2022年6月的微信聊天中，陈某见说"这是去年下半年的10万块钱...一共30多万"，这句话成为确认后续欠款的关键证据。但请注意：必须是原始手机记录！截图可能被质疑真实性。

4. "没反对=默认"规则：当公司把欠款明细发给客户，客户没说"不对"而是默认，法院就认定欠款金额成立。这就是为什么每次发货后都要让客户确认收货单。

给企业的3个实用建议：

✅ 每次交易都要"留痕"：

• 电话订货后，一定要补发微信或邮件确认："张总，按您刚才电话说的，今天发500双鞋底，单价20元，总计1万元，请确认"。
• 收货时务必让对方签收货单，哪怕对方是老客户。
• 欠款超过1个月，马上发书面催款函（微信发也行，但要说清楚"请于X日前付款"）。

✅ 合同不要"将就"：

• 付款期限必须写具体，比如"收货后30日内付清"，而不是模糊的"尽快付款"。
• 明确约定违约金（不超过年化14.8%合法有效），别怕写太细显得不信任客户——这恰恰是专业表现。
• 重要客户建议每年签一次年度合同，避免像本案中2016-2021年长期交易却缺乏书面约定。

✅ 电子证据要"保全"：

• 微信聊天记录别随便删，定期备份到电脑。
• 用公司企业微信沟通交易，比私人微信更易被法院采信。
• 金额大的订单，让客户在电子合同上实名认证签字（现在很多平台都支持）。

特别提醒：本案中公司主张的103311元货款，因微信汇总表显示为102831元，法院只支持了102831元——差的这480元就是因证据不一致损失的！所以对账时务必让客户明确确认具体金额。

现实中，很多企业主直到打官司才发现：送货单丢了、客户不认账、微信记录删了...最后只能眼睁睁看着欠款变成坏账。记住：生意可以讲人情，但证据必须讲法律。花10分钟完善交易流程，可能避免几年后损失几十万。

征和律师事务所企业法律风险防范服务
作为专注企业服务的专业律所，我们为中小企业提供极高的性价比法律顾问服务。您可先试用1个月满意后付款，我们的服务包括：合同模板定制、交易风险预警、欠款催收指导等，让您做生意更安心。专业的事交给专业的人，才能把精力放在真正赚钱的业务上！