承租人未获出租方同意更换设施费用难获支持-桐城房屋租赁合同纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：房屋租赁合同纠纷
案号：(2021)皖0881民初2303号
审理法院：安徽省桐城市人民法院

二、案件事实及判决结果
2014年1月8日，桐城市某豪大酒店有限公司（以下简称“某豪酒店”）与桐城市龙眠街道某郊社区居民委员会（以下简称“某郊社居委”）签订《承包经营合同书》，约定某豪酒店承包经营某郊社居委所有的原“四星宾馆”，承包期自2013年8月1日至2018年7月31日，每年支付承包款20万元。合同到期后，双方未续签新合同，但某豪酒店实际承租至2020年12月。
承包期间，某豪酒店将老式煤炭锅炉更换为生物环保锅炉，对电梯进行了维修保养，并主张为安装消防设施等垫付了118万余元费用，要求某郊社居委承担。某豪酒店称更换锅炉和电梯是经对方同意且符合政策要求，消防设施则是因房屋原未通过消防检查被查封后垫资安装。
法院经审理认为：

• 锅炉更换未证明已获某郊社居委同意，且锅炉属于可拆除物，费用应由某豪酒店自行承担；
• 电梯检测维修费是酒店经营必要支出，与出租方无关；
• 消防设施改造证据均发生在租赁期开始前（2013年8月1日前），与本案无关；
• 变压器更换仅有两张收条，证据不足。
  判决结果：法院驳回某豪酒店全部诉讼请求，案件受理费7713元由某豪酒店自行负担。

三、企业如何防范此类法律风险？
这个案子的核心问题很简单：企业作为承租方，如果未经出租方明确同意就自行更换或增设房屋设施，后续很难要回费用。 法院之所以不支持某豪酒店的诉求，关键在于三点：

1. “同意”必须留证据：合同法规定，承租人改善租赁物需经出租人同意。某豪酒店声称更换锅炉、电梯是“经对方同意”，但拿不出书面确认（如签字合同、邮件、微信记录），法院自然不认可。现实中，出租方口头说“可以”很常见，但打起官司来，白纸黑字才是硬道理。
2. 分清“经营成本”和“出租方责任”：电梯年检、锅炉环保改造这类支出，本质是酒店日常经营必需的开销（比如电梯不保养就无法营业），法律上默认由承租方承担。除非合同里白纸黑字写明“出租方负责XX设施更新”，否则法院不会判出租方买单。
3. 证据时效要匹配：某豪酒店提交的消防设施合同都在2013年6月前，但租赁期从2013年8月才开始。时间对不上，就像拿“昨天的发票”报销“今天的费用”，法院当然不认账。

给企业的实操建议：

• 签合同时“划重点”：在租赁合同中单独列明“设施维修责任条款”，例如：“出租方负责房屋主体结构及消防、供电等基础安全设施；承租方新增或改造设施需书面申请，出租方7日内未回复视为同意。”避免模糊表述。
• 花钱前先“留痕”：更换锅炉、电梯等大额支出前，务必通过书面形式（如补充协议、工作联系单）获得出租方签字确认。微信聊天记录也可作为证据，但要保存原始载体并及时公证。
• 发票和合同“对时间”：所有支出凭证（发票、合同）的日期必须严格落在租赁期内。像本案消防设施证据早于租赁开始日，再贵的费用也白搭。
• 警惕“口头承诺”：出租方负责人说“放心改，费用我来担”？立即补个书面确认！否则纠纷发生时，对方换个负责人就能“不认账”。

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（注：文中公司及人名均已按规范匿名处理，如桐城市某豪大酒店有限公司、某郊社居委、项某玲、潭某贵等。）