合同期满后拒绝退还保证金需有确凿证据-济源承揽合同纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：承揽合同纠纷
案号：(2025)豫9001民初3978号
审理法院：河南省济源市人民法院

二、介绍案件事实并告知法院的判决结果

2023年7月，济源市某有限公司（乙方）与河南某有限公司（甲方）签订《修磨业务外协采购合同》，协议约定：1、由甲方提供修磨区域、修磨设备。由乙方负责配备所需相关人员及专用劳保护具，在甲方修磨区域进行修磨服务。2、合同价款：产品修磨价格51元/吨（重量以修磨吨位为准），税率为13%（重（返）修及除锈不再单独计吨位，根据甲方生产经验，重（返）修及除锈占总修磨比例不超过30%）；结算方式：根据每月修磨吨位，按月结算并开具的锯切劳务费增值税专用发票，不保底；付款方式：甲方根据增值税专用发票金额次月向乙方支付费用，付款方式为电汇或者银行承兑；合同执行期限：合同签订生效之日起，1年有效期（2023年7月-2024年7月）；保证金：乙方向甲方缴纳200000元保证金。3、双方的权利和义务。甲方的权利和义务：对锻件项目区域、柸料、验收等行为进行统一安排，及时将修磨计划向乙方通报，乙方根据修磨计划合理安排人员，不得影响修磨进度。负责对乙方员工按照公司相关制度进行检查，并组织进行安全培训，负责对其生产进度、设备可动率、现场"5S"以及安全生产进行检查和考核；负责对由于乙方责任造成的质量、设备、安全环保问题以及其他损失进行考核、索赔。乙方的权利和义务：负责制定质量管理办法，修磨开始前对产品进行复检，确保无尺寸超差及修磨凹坑等质量问题；若出现尺寸超差及修磨凹坑等质量问题未造成产品报废按照甲方《质量奖惩办法》执行；由于乙方责任造成甲方产品报废，按照甲方销售价减去料头残值后进行赔付，并按照甲方《质量奖惩办法》考核。4、合同终止条款与相关处理：合同期限内，如果乙方提出终止合同，应提前60天通知甲方，并承担违约责任。在修磨业务服务期间，由于乙方原因造成修磨产品进度延迟交付，对甲方以及客户造成较大影响的，或发生人员伤亡、职业病、环保、火灾、治安等事件，以及设备设施重大损坏等情况，乙方须赔偿甲方损失并承担相关责任，甲方有权终止合同等内容。合同签订后，济源市某有限公司向河南某有限公司缴纳200000元保证金，后即组织人员到河南某有限公司处进行加工，截止2024年7月，河南某有限公司已将相关费用支付济源市某有限公司，期间双方的工作人员就部分质量问题进行过沟通。

法院判决结果很简单：河南某有限公司必须在判决生效后十日内，全额退还济源市某有限公司缴纳的20万元保证金。

三、简单地论述案例的核心观点，以达到提示企业注意法律风险的目的

这个案例就像一面镜子，照出了很多企业在合同管理中容易踩的"坑"。核心问题就一个：合同到期后，保证金能不能随便不退？答案是否定的！

河南某有限公司认为济源市某有限公司在加工过程中造成了损失，所以想扣留部分保证金。但法院为啥没支持呢？关键就在于"证据"二字！虽然双方确实就质量问题沟通过，但河南某有限公司既拿不出对方认可的损失金额证明，也没在法庭上正式提起反诉。说白了，就是"你说我有问题，但你没证据，我也不认账"。这种情况下，法院只能判令全额退还保证金，至于损失赔偿问题，建议另案处理。

对企业来说，这个案例至少敲响三记警钟：

第一，别把"口头沟通"当护身符
很多企业觉得："我们已经发函说明损失了""双方微信聊过这个问题"，就以为能扣保证金。但法院只认"铁证"！质量问题要拍照录像，损失金额要有计算依据，最好双方签字确认。否则就像本案被告，明明可能真有损失，却因证据不足吃了哑巴亏。

第二，扣保证金不是你想扣就能扣
合同期满后，保证金就像"到期存款"，该还就得还。除非合同白纸黑字写明"出现XX问题可直接扣款"，且你有证据证明问题确实存在。否则随便扣钱，轻则被起诉全额返还，重则要额外付利息、赔诉讼费——本案中被告不仅退钱，还倒贴2150元案件受理费！

第三，法律程序不能"偷工减料"
发现对方造成损失怎么办？正确操作是：先按合同约定发书面通知→协商确认金额→协商不成立刻起诉或反诉。本案被告最大的失误，就是只停留在"发函要求扣减"，没走正式法律程序。结果损失没追回，保证金还得乖乖退还。

给企业管理者的实用建议：

1. 签合同时：明确写清保证金退还条件、时间，以及质量问题的具体认定标准（比如"质量问题需双方书面确认"）
2. 履约过程中：建立"问题留痕"习惯，每次沟通形成书面记录，重大问题立即要求对方签字
3. 合同到期时：提前30天检查履约情况，有争议及时启动法律程序，别等到对方要钱才慌

记住：生意场上，"我觉得"不如"我有证据"！保证金管理看似小事，却最容易引发大纠纷。规范操作不仅能避免当"被告"，关键时刻还能保住自己的真金白银。

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