物业费催收必须留证据否则难胜诉-当阳物业服务合同纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：物业服务合同纠纷
案号：（2025）鄂0582民初2986号
审理法院：湖北省当阳市人民法院

二、案件事实与判决结果
案件事实：
2020年7月31日，宜昌某公司与当阳某有限公司签订《前期物业管理承包服务合同》，约定由宜昌某公司为某小区提供前期物业管理服务，服务期限自2020年7月31日至2022年8月1日，前期物业管理费1元/平方米，电梯费25元/户/月。2021年11月6日，宜昌某公司与当阳某小区业主委员会签订《当阳某小区物业服务合同》，约定了服务期限自2021年11月6日至2022年12月31日，有电梯住宅物业服务费1元/月/平方米，业主按年交纳物业服务费，业主拒交物业服务费经书面催缴3次仍不能足额缴纳的，每日应按欠费金额3‰支付违约金等内容。

判决结果：
法院认为，宜昌某公司未能提供业主房屋面积的证据来计算具体物业费金额，也未提交书面催缴记录证明已履行合同约定的催缴程序，因此驳回了其要求被告岳某支付物业费2870.74元及滞纳金7020.13元的全部诉讼请求，案件受理费25元由宜昌某公司自行承担。

三、核心观点与风险提示
这个案子的核心教训很简单：物业费催收不能“光说不练”，必须用证据说话。很多企业以为签了合同就能稳稳收钱，结果一打官司就栽跟头。为什么？因为法院只认“白纸黑字”的证据，不是口头承诺或模糊记忆。本案中，宜昌某公司明明提供了两年多的物业服务，却因两个关键漏洞输掉了官司：

• 漏洞1：算不清具体费用。合同写了“1元/平方米”，但没证明业主房子到底多大。就像你去超市买东西，收银员说“总价100元”，却不给你小票显示买了什么、单价多少，你能认账吗？法院当然不认。
• 漏洞2：催缴过程“没留痕”。合同约定要“书面催缴3次”才能收滞纳金，但公司拿不出一封信、一条短信作为证据。这好比催朋友还钱，光说“我催过你”，却拿不出微信记录，谁信你？

给企业的3条实用建议：

1. 费用计算要“钉死证据”：

   • 从签合同起，就把业主房屋面积证明（如房产证复印件、测绘报告）存档，每年核对更新。
   • 开发票或缴费单时，必须写清计算过程（例：“房屋面积85㎡×1元/㎡×28个月=2870元”），让业主签字确认。别嫌麻烦——省这一步，后期可能赔上万元！

2. 催缴动作要“全程留痕”：

   • 别再用口头催缴！必须通过书面形式（如挂号信、短信/微信模板消息、APP推送），并在系统里自动记录发送时间、内容、是否已读。
   • 每次催缴后，截图保存。合同里写“催3次”，你就真得攒够3次完整记录，少一次法院都可能不认。

3. 日常管理做“证据备份”：

   • 每月整理一次业主缴费台账，异常情况（如拒交）立刻书面通知并留存副本。
   • 物业服务期间拍好现场照片/视频（比如维修电梯、清洁楼道），万一业主说“服务不到位”，你也有反击的武器。

记住：打官司不是比谁道理多，而是比谁证据硬。企业千万别把“我以为”当依据，要把“我有证据”当习惯。一次规范操作，远胜十次事后补救——毕竟，当阳这个案子已经证明，证据缺失的代价，可能是白干两年还倒贴诉讼费！