企业员工采购货物应由公司担责-中牟买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2024)豫0122民初18736号
审理法院：河南省中牟县人民法院

二、案件事实及判决结果

2024年1月至9月期间，河南某有限公司委派其方人员张某分多次自中牟县某处购买货款总额为79632元的山药，但河南某有限公司仅通过向中牟县某支付货款20000元，尚余货款59632元至今未付。上述事实有中牟县某经营者王某与张某的微信聊天记录、河南某有限公司出具的《声明》《证明》等证据佐证。

法院判决河南某有限公司于判决生效之日起十日内支付中牟县某货款59632元及利息（自2024年12月24日起按全国银行间同业拆借中心公布的一年期贷款市场报价利率计算至实际付清日），并承担案件受理费645元。张某个人无需承担付款责任。

三、核心风险提示：员工采购公司买单，企业必须规范内部管理

这个案例看似简单，却藏着企业经营中最容易踩的"坑"——员工代表公司采购时，到底该谁付钱？很多老板以为只要员工经手，就可以把责任推给个人，结果吃了大亏！

为什么张某不用赔钱？
法院查得很清楚：张某是河南某有限公司派去采购的，他只是按照公司要求联系卖家、核对数量，货款也是公司先打给他再转交。这种典型的"职务行为"，法律明确规定该由公司担责。就像公司前台用公司账户买东西，能要求前台个人赔钱吗？显然不能！

企业要重点防范三大风险：

1. "口头授权"最危险
   案例中公司让张某采购却没给书面授权书，导致纠纷时难以证明员工权限。建议：所有采购人员必须持《授权委托书》开展业务，写明"仅限采购山药""单次不超过5万元"等具体范围，避免员工越权签单让公司背锅。

2. 证据保管像存钱一样重要
   原告能赢官司，全靠保存了微信记录和公司盖章的《证明》。现实中有企业连送货单都随手扔，等要钱时对方一句"没收到货"就傻眼。记住：每次交易必须保留"三件套"——采购订单（公司盖章）、送货签收单、付款凭证，手机拍照存档比记在脑子里靠谱100倍！

3. 别让员工当"中转站"
   案例中公司先把钱打给张某再让他转交，这种操作极易引发纠纷（员工可能挪用或赖账）。聪明的做法是：公司直接转账给供应商，备注"XX采购款"，既清晰又安全。如果必须经手员工，务必让员工签收《货款转付确认书》。

特别提醒： 很多小企业觉得"都是熟人，不用搞太 formal"，结果熟人变债主！去年全国有37%的买卖纠纷源于内部管理混乱，其中员工权限不明占大头。你的采购员今天能代表公司买山药，明天就能签百万合同——没有制度约束，等于给企业埋雷！

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