企业垫付款未规范记录需承担偿还责任 - 麻城追偿权纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：追偿权纠纷
案号：(2024)鄂1181民初6838号
审理法院：湖北省麻城市人民法院

二、案件事实及判决结果
2014年，案外人简某承接被告麻城某房地产有限公司开发建设的麻城市乘马岗镇红色商贸城项目4、5号楼的水电工程，工程完工后经双方结算，被告麻城某房地产有限公司应付简某水电工程款400000元，由于被告麻城某房地产有限公司当时资金周转困难，便由该公司股东即原告王某通过债权转让的方式向简某支付了水电工程款400000元。由于该款至今未予以给付，遂酿成纠纷。

法院判决：麻城某房地产有限公司需向王某支付垫付的400000元工程款，驳回王某要求支付利息的请求。简单说，法院判企业还钱，但不用付额外利息。

三、案例核心观点与风险防范提示
这个案子看似简单，却暴露了企业一个“隐形炸弹”：垫付款项记录不清，好心垫付变“坏账”。

• 发生了什么？
  王某作为股东，好心帮企业垫付了40万工程款（因为企业当时缺钱）。但企业后来翻脸不认账，说这笔钱是王某的投资款，不该还。更麻烦的是，企业之前在其他官司里还否认过这笔垫付，现在又改口说成投资，结果法院查了账发现：企业既没把钱记到投资款里，也没更新股东名册，纯属“嘴上说说”。最后法院判企业必须还钱——40万一分不少！

• 企业该吸取什么教训？
  1. 别让“口头约定”埋雷
  企业常以为“都是自己人，说一声就行”，但王某垫付时没签协议，企业也没记清账目性质（是借款？还是投资？）。结果纠纷来了，企业拿不出证据，只能吃哑巴亏。
  ✅ 防范建议：

  • 任何垫付款（哪怕股东、员工好心帮忙），必须签简单书面协议，写明“这是借款，X月X日还清”或“这是投资款，计入股金”。
  • 例：王某垫付40万时，企业应立刻签个《垫付款确认书》，注明用途、还款时间，双方盖章签字。

  2. 财务记录要“一笔一清”
  企业账本里，王某2014年投了399.6万，但垫付40万是2015年的事，企业却把两笔混为一谈。更致命的是，企业没做股金变更登记（法律要求投资变动必须登记），法院直接不认账！
  ✅ 防范建议：

  • 财务做账时，单独设立“股东垫付款”科目，和“投资款”严格区分。
  • 每发生一笔垫付，当天更新电子台账，注明款项性质、时间、凭证编号。年底审计时重点核对这类账目。

  3. 别在多个官司里“自相矛盾”
  企业之前告王某时说“没这40万垫付”，现在又说“这是投资款”，法院认为这是“反复横跳”，直接采信对王某有利的说法。
  ✅ 防范建议：

  • 涉及历史账目，法务或财务要提前整理时间线。如果一笔钱有争议，统一口径（比如“先确认性质再处理”），别在不同官司里说反话。

记住：好心垫付≠免费买单！
企业主常觉得“钱都是我的，记不记账无所谓”，但法律只认证据。本案中，企业就因40万小账损失了信誉和金钱。日常花10分钟规范记录，能省下10万元律师费+时间成本。

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