采购别让员工“背锅”，公司欠款个人不担责 - 中牟买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2025)豫0122民初1527号
审理法院：河南省中牟县人民法院

二、案件事实及判决结果

事实：2023年8月至2024年9月期间，河南某商贸有限公司委派其方人员张某分多次自中牟县某生姜商行处购买生姜，通过张某采购的生姜，尚余货款55025元至今未付。另1366元是张某同事赵某于2024年4月15日代表公司采购时的账单，总计欠款56391元未支付。
判决结果：法院判决河南某商贸有限公司向中牟县某生姜商行支付货款56391元及利息（按一年期贷款利率计算），同时驳回商行对张某的诉讼请求——张某作为公司员工，无需个人承担还款责任。

三、核心观点与风险提示：采购行为代表公司，证据链决定“谁买单”

这个案子看似简单，却藏着企业常踩的“大坑”：员工替公司买东西，如果公司赖账，员工会不会被拉下水？ 法院的答案很明确——关键看证据能否证明“这是公司行为”，而不是员工个人交易。

张某在法庭上辩称：“我是公司派来采购的，货款该由公司付。” 他提供了微信记录和公司《声明》等证据，证明自己只是执行职务：

• 公司给他派活（采购生姜品种、数量）；
• 货拉走后，公司先把钱打给他，他再转给商行；
• 所有流程都有公司书面授权。

而商行起诉时把张某个人也列为被告，理由是“钱是张某经手的”。但法院一看证据链就判定：张某全程代表公司，欠款主体只能是河南某商贸有限公司。员工个人既没截留货款，也没用私人名义签合同，自然不用“背锅”。

企业必须警惕的3个风险点（附实操建议）

1. “口头派活”风险大，员工可能被当“债主”

   • 案例中张某险些被卷入诉讼，就因公司没留书面授权证据。如果商行咬定“是张某个人买货”，而公司拿不出《委托书》或采购记录，法院可能判员工个人还款！
   • 怎么办：
     ✅ 采购必须用公司抬头签合同，加盖公章；
     ✅ 员工微信下单时，备注“受XX公司委托”；
     ✅ 大额采购留存《授权书》，写清“员工仅代收货/核账，付款由公司账户直付”。

2. 货款经手“私人账户”，埋雷到爆

   • 张某提到“公司先把钱打给他，他再转给商行”。这种操作看似方便，实则危险：万一张某离职或挪用货款，公司很难追责，商行也可能直接告员工个人！
   • 怎么办：
     ✅ 严禁员工用个人账户收付货款，一律对公转账；
     ✅ 在合同中写明“付款仅限公司账户”，并公示开户行信息；
     ✅ 要求供应商开票时直接开给公司，避免“票货分离”。

3. 账目不清拖成“糊涂账”，小疏忽变大损失

   • 本案中商行最初算错欠款金额（56401元 vs 实际56391元），多花9元诉讼费。更严重的是，张某对同事赵某的1366元采购“不清楚”，差点让公司多付冤枉钱！
   • 怎么办：
     ✅ 每月导出电子台账，三方（公司、员工、供应商）线上确认；
     ✅ 采购单必须标注“订单号+经办人+审批人”，离职员工交接时签字锁定；
     ✅ 拖欠超30天自动触发预警，法务介入催收。

一句话总结：企业采购不是“员工个人的事”，从下单到付款必须全程“公司化”。否则，员工可能无辜被告，公司还面临败诉、利息加倍、征信受损等连锁风险！

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