企业必须保留合同财务凭证原件否则追索报酬难获支持-钟祥追索劳动报酬纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：追索劳动报酬纠纷
案号：(2020)鄂0881民初1767号
审理法院：湖北省钟祥市人民法院

二、案件事实并告知法院的判决结果
2011年上半年，童某承包维某纺织有限公司车间铝板吊顶。童某诉称，该工程系从陈某忠分包，而陈某忠又是钟祥市某福建筑装璜工程公司的施工负责人。工程完工后经结算，其应得工程款12.6万元，已支付5万元，下欠7.6万元未支付。钟祥市某福建筑装璜工程公司对童某主张的上述事实均不予认可。

法院审理后认为，童某提供的主要证据均系复印件，无相关单位在复印件上加盖公章证明与原件相符，且被告对童某主张的事实不予认可。最终，法院驳回了童某的诉讼请求，案件受理费850元由童某自己承担。

三、案例核心观点与企业法律风险防范提示

这个案例看似简单，却暴露了企业在日常经营中最容易忽视的一个大问题：不重视合同和财务凭证原件的保存。

童某主张自己为某福公司干活，对方欠他7.6万元没给。为证明这一点，他向法院提交了《合同书》、结算书、委托书等一系列证据。但这些证据有个共同问题——全是复印件！法院明确表示："原告提交的证据均为复印件，无相关单位在复印件上加盖公章证明与原件相符"，因此不予采信。

想象一下，如果你是一家建筑公司的老板，工人拿着一张复印件来找你要钱，你说"这哪是我们的合同？"工人却无法提供原件，你是不是也很冤枉？反过来，如果你是童某这样的分包商，花了力气干活却因为拿不出原件而要不回工钱，岂不是更冤？

对企业而言，这个案例给我们敲响了三记警钟：

第一，原件管理是"生命线"，不是"可选项"
很多企业认为"有复印件就够了"，甚至觉得"反正电脑里存了电子版"。但法律不这么认为！在法庭上，没有原件佐证的复印件就像没有盖章的收据——谁都能说"这是假的"。尤其是合同、结算单、付款凭证这类关键文件，必须专人专柜保管，建立完整的归档制度。建议企业每项工程结束后，将所有原始合同、变更单、验收报告、付款凭证整理成册，至少保存十年。

第二，委托关系要"白纸黑字"，不能"口头约定"
童某声称陈某忠是某福公司的项目负责人，但拿不出某福公司给陈某忠的授权委托书原件。现实中，很多企业让项目经理"全权负责"，却不给正式授权。一旦发生纠纷，项目经理的行为是否代表公司就成了"罗生门"。正确做法是：给每个项目负责人出具加盖公章的授权委托书，明确权限范围，并在与第三方签订合同时主动出示。

第三，工程款支付要"全程留痕"，别怕"麻烦"
童某说从维某公司领了5万元，但没有规范的收款凭证。企业支付工程款时，务必做到"三要"：要银行转账（避免现金）、要对方出具收据（加盖公章）、要在备注栏写明用途。如果是代付给第三方，必须有书面委托协议。这样既能防止"钱给了却没人认账"，也能避免被下游施工方拿着不规范的凭证来重复索要。

特别提醒建筑、装修类企业：工程层层转包很常见，但风险也最大！当你把工程分包给他人时，一定要：

1. 签订正式书面合同（别嫌麻烦，模板可以找专业律师审核）
2. 要求分包方提供身份证/营业执照复印件并加盖公章
3. 付款时让对方出具加盖公章的收据
4. 定期核对工程进度和付款情况

记住：法律只保护"看得见"的权利。你干了活、付了钱，但没留下"铁证"，就像把钱藏在沙子里——丢了也说不清。

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