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公司员工采购确认的债务应由公司承担，个人不担责-界首买卖合同纠纷案例解读

征和法律顾问 发布于 阅读：3 界首法律顾问

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一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2025)皖1282民初1163号
审理法院：安徽省界首市人民法院

二、案件事实与判决结果

肖某是界首市某某有限公司的员工，负责采购工作。2024年8月至11月期间，界首市某某有限公司多次从界首市某某食品经营部处购买冷冻食品，货款共计61645.25元。2024年11月14日，界首市某某有限公司向界首市某某食品经营部支付货款5000元。2024年12月23日，界首市某某食品经营部在微信中向肖某催要货款，并将四张付款通知单发送给肖某，四张付款通知单的时间和金额分别为：2024年8月17日25643.35元，2024年9月6日22497元，2024年10月16日9087.4元，2024年11月29日4417.5元，合计61645.25元。并向肖某表示已经支付5000元，尚余56645.25元未支付，肖某对该剩余未付货款予以确认。后界首市某某有限公司未支付剩余货款，界首市某某食品经营部遂诉至法院。

法院最终判决：界首市某某有限公司需在判决生效后十日内支付界首市某某食品经营部货款56645.25元及利息；同时驳回了界首市某某食品经营部要求肖某个人支付货款的诉讼请求。

三、案例核心观点与企业风险防范

这个案例虽然看似简单，却给企业敲响了重要警钟：公司员工在工作中代表公司进行采购并确认的债务，法律上应由公司承担，而非员工个人承担。这是本案最核心的法律原则，也是企业在日常经营中必须重视的法律风险点。

那么，这个案例对企业有什么警示呢？

第一，明确区分"职务行为"与"个人行为"至关重要

在这个案例中，肖某作为公司采购人员，向供应商下单、收货、确认欠款，都是在履行工作职责，属于"职务行为"。法院根据肖某提供的工资流水、公司自认以及交易过程中的各种证据，认定这是职务行为，因此责任由公司承担，肖某个人无需承担付款责任。

对企业而言：必须建立清晰的岗位职责制度，特别是对采购、销售等关键岗位，要明确授权范围，避免员工在工作中混淆个人与公司行为。同时，企业应规范采购流程，要求所有采购行为必须有公司盖章的订单或确认书，避免仅凭员工个人确认就进行交易。

第二，微信聊天记录也能成为"呈堂证供"

本案中，原告通过微信向肖某发送对账单并得到确认，这一看似简单的聊天记录，成为了证明欠款事实的关键证据。法院认可了微信记录的证据效力。

对企业而言：不要小看日常的微信、QQ等即时通讯工具中的工作沟通。这些聊天记录在发生纠纷时可能成为重要证据。建议企业：

第三，及时支付货款，避免"雪球效应"

本案中，公司拖欠5万多元货款，不仅需要全额支付，还要额外支付逾期利息。虽然利息率不高（3.1%），但如果拖延时间长，金额也会累积增加。更严重的是，一旦进入诉讼程序，企业还要承担诉讼费等额外成本。

对企业而言：建立规范的财务支付流程，设置合理的付款周期，避免因拖延付款导致的法律风险。如果确实存在资金困难，也应主动与供应商沟通，达成书面还款协议，而不是消极回避。

第四，不要轻易让员工个人卷入公司债务

本案原告试图让采购员肖某个人承担责任，虽然法院驳回了这一请求，但如果证据不够充分，或者员工在交易中有不当行为，员工个人也可能面临法律风险。

对企业而言：

企业法律风险防范建议

  1. 规范合同签订流程：所有采购、销售活动应签订书面合同，明确交易主体是公司而非个人。

  2. 完善内部授权制度：对采购、销售等关键岗位制定明确的授权书，规定其权限范围，并向合作伙伴公示。

  3. 建立标准对账机制：定期与供应商进行书面对账，由公司指定人员签字盖章确认。

  4. 培训关键岗位员工：让采购、销售等人员清楚了解哪些行为属于职务行为，哪些可能带来个人责任。

  5. 保留完整交易证据：包括订单、送货单、对账单、付款凭证等，电子证据也要妥善保存。

企业经营中，一个看似简单的采购行为可能隐藏着巨大的法律风险。本案提醒我们，规范的内部管理不仅能保护公司利益，也能保护员工不被卷入不必要的法律纠纷。特别是中小型企业，往往因为人员少、管理不够规范，更容易在类似问题上栽跟头。

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