企业交易必须保留完整凭证，否则货款难追回 - 天门买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2025)鄂9006民初2756号
审理法院：湖北省天门市人民法院

二、案件事实与判决结果

天门某建材有限公司从事新型建筑材料制造、建筑材料销售等业务。2017年8月至2019年4月期间，王某多次向天门某建材有限公司采购标砖等建筑材料，2018年1月31日，双方经对账后，由王某雇请的保管员伍某兵出具入库单一张，载明向天门某建材有限公司采购的灰砂砖金额为189714元；同年4月26日、12月24日，双方对账后，伍某兵出具入库单两张，载明向天门某建材有限公司采购灰砂砖、码头砖的金额分别为91122元、23349元，王某亦在该两张入库单上签字；2018年5月19日、5月21日，天门某建材有限公司向王某送货后，王某在其中两张《码头砂砖》送货单提货人处签名，其雇请的工作人员肖某斌在一张《码头砂砖》送货单上签名，金额均为1508元；2019年4月5日，天门某建材有限公司向王某送货后，王某在《码头砂砖》送货单收货人处签名，金额为1365元。上述货款合计310074元。

天门某建材有限公司陈述与王某约定在王某施工的工程完工后付款，并自认王某分别于2018年2月14日、8月25日、2019年2月2日、2020年1月23日支付货款150000元、70000元、50000元、20000元，合计支付290000元，剩余20074元货款未支付；此外，天门某建材有限公司放弃自2018年12月24日起至2025年6月4日止的利息主张。

法院判决王某于判决生效之日起十日内向天门某建材有限公司支付剩余货款20074元及利息（以20074元为基数，自2025年6月5日起按年利率4.5%支付至实际付清之日止），并承担案件受理费151元。

三、核心观点与法律风险防范指南

这个案例看似简单——一家建材公司要回了2万多元的货款，但背后隐藏着企业经营中极易忽视的致命风险：交易凭证不完整，货款将如石沉大海。

为什么天门某建材公司能胜诉？关键在于他们保留了完整的交易证据链：

• 有王某本人签字的入库单
• 有王某雇员签字并经王某确认的送货单
• 有明确的付款记录和自认
• 有完整的对账过程

试想一下：如果王某没在入库单上签字，或者只有他雇员签字但没有明确授权，结果会怎样？法院很可能因证据不足驳回诉讼请求！

企业最常踩的三个"坑"：

1. "都是熟人，不用留凭证" —— 案例中王某拖欠货款长达7年，期间工程完工、人员变动，若无书面凭证，追讨将难上加难

2. "签收人身份不明" —— 如果只有"伍某兵"、"肖某斌"签字但无法证明是王某员工，这些单据可能被认定为无效证据

3. "口头约定付款时间" —— 幸好建材公司能证明"工程完工后付款"的约定，否则诉讼时效可能已过（普通债务诉讼时效仅3年）

给企业的三条保命建议：

✅ 送货必须"双确认"

• 要求客户指定签收人（写在合同里）
• 送货单上必须写明"某某公司员工XXX签收"，不要只写名字
• 大额交易建议拍照留存签收过程

✅ 对账要"留痕"

• 每月发电子对账单并要求回复确认
• 季度性书面签章对账（哪怕只是微信截图）
• 欠款超1个月立即书面催收，中断诉讼时效

✅ 合同要"小而全"

• 即使是小额交易，也用简易合同（几句话即可）：
  "甲方：王某；乙方：天门某建材有限公司；货物：标砖XX块；单价：X元；总价：XX元；付款时间：工程完工后10日内；违约责任：逾期按LPR1.5倍计息"
• 附上双方身份证/营业执照复印件

特别提醒建材、五金等行业的老板：你们的客户常是包工头、小工程队，最容易"消失"。本案中王某经法院传票传唤都不出庭，若无完整凭证，企业只能自认倒霉！

血泪教训：天门某建材公司等了7年才要回2万元，期间资金被占用、多次催收耗费人力，实际损失远超账面金额。而做好交易凭证管理，成本几乎为零——几张纸、几分钟时间，就能保住真金白银。

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