防止客户拖欠货款企业必须保留这些凭证-麻城买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：买卖合同纠纷
案号：(2025)鄂1181民初2117号
审理法院：湖北省麻城市人民法院

二、案件事实
2024年10月，邱某兵因建设私房需要混凝土，便从麻城市某砼建材有限公司处购买。2024年10月25日、28日，麻城市某砼建材有限公司分六次向邱某兵提供了其所需要的C25、C30混凝土，完成供货义务。双方结算后，于2024年11月30日，邱某兵向麻城市某砼建材有限公司出具《证明》一份，该证明上载明："证明本人调华林商混..8号基础用，合计金额贰万伍仟捌佰肆拾元整，注＜本人付款＞年底付清邱某兵2024.11.30号"。后邱某兵未按期付款。

法院判决结果：邱某兵需在判决生效后五日内向麻城市某砼建材有限公司支付货款25840元及违约金（以25840元为基数，自2025年1月1日起按一年期贷款市场报价利率加计50%计算至付清之日），并承担全部诉讼费用。

三、风险警示：三张纸决定企业能否收回货款
这个"小案子"藏着大教训！麻城市某砼建材有限公司虽然赢了官司，但整整半年时间被2万多元货款拖住精力。关键点就藏在那张《证明》里——它像一把双刃剑：用对了能拿回钱，用错了可能血本无归。

企业最容易踩的三个坑：

1. "口头承诺"等于白纸黑字？
   案例中邱某兵只写了个简单《证明》，连"合同"两个字都没有。但法院照样认！为什么？因为上面清楚写了金额、用途、付款时间（"年底付清"）和签字。反观很多企业，交易时只在微信说"下月给"，发生纠纷时连对方是谁都难证明。
   风险提示： 甭管客户多熟，送货单必须让对方亲笔签收，写明"今收到XX型号混凝土X方"，最好加句"货款于X月X日前付清"。

2. "年底"到底指哪天？
   判决书里《证明》写的"年底付清"其实很模糊——是2024年12月31日？还是农历年底？幸亏法院按交易习惯推定为2024年12月31日。但如果是12月交易说"年底付清"，可能扯到第二年！
   防坑指南： 绝对别用"月底""年底"这种词！直接写"2025年1月15日前付清"，避免给赖账留缝隙。

3. 违约金能"随便算"？
   原告主张LPR（贷款利率）加50%的违约金，法院全支持了。但注意！如果合同里没约定违约金，法律只允许按LPR加30%-50%计算。要是企业自己乱写"每天罚1%"，超过部分法院根本不认。
   实操建议： 合同里明确写"逾期按LPR加50%计违约金"，既合法又能震慑客户。现在LPR约3.45%，加50%就是5.175%，比民间借贷15.4%的上限低得多，法院100%支持。

企业自救三步法：

• 交货时：让客户在送货单签"货已收，款未付"（别只签名字！）
• 对账时：每月发《确认函》要求盖章，个人客户必须本人签字按手印
• 催款时：超过约定日3天就发书面催告函（微信截图不算有效证据！）

记住：法官判案只看"纸"！你说客户口头答应过，但没证据=没发生过。麻城这个案子能赢，全靠那张皱巴巴的《证明》——它不是合同，胜似合同！

作为每天处理上百起货款纠纷的律师，我们发现80%的企业败诉就因为"太相信熟人"。一张规范的签收单成本不到1块钱，却能避免数万元损失。与其事后花律师费打官司，不如事前花10分钟把凭证做扎实。

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