项目人员签字确认的账单企业不能以 不认识人 为由拒付-怀远建筑设备租赁合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：建筑设备租赁合同纠纷
案号：(2025)皖03民终1066号
审理法院：安徽省怀远县人民法院

二、案件事实与判决结果

2021年2月3日，怀远县某邦建筑工程有限公司与安徽某建建设（集团）有限公司签订《怀远清枫公园里项目汽车吊随车吊租赁工程合同》，就乙方（某邦公司）与甲方（某建公司）就乙方承揽甲方怀远清枫公园里项目汽车吊随车吊租工程的相关内容进行约定。合同第一条第1.2款约定，起租时间暂定2020年9月20日，终止时间暂定2022年9月19日（此时间仅为暂定的从工程开始到结束退场的时间，乙方单位具体每天的工作时间及天数，小时数等由甲方下发指令单的形式随时需要随时调用乙方）。具体起租时间及终止时间如有变动以甲方书面通知为准，乙方承诺对此无异议并承诺严格遵守；第1.4款约定，本合同计价方式为固定综合单价合同，以上数量工程量暂定，合同暂定含税价款（含3%增值税）为肆拾壹万叁仟元整，小写413000元。实际租赁期限是从2020年10月4日开始到2023年10月25日结束。截止到2023年10月25日，某邦公司累计产生的租赁费为886769.5元，其中2023年6月22日前的租赁费为879419.5元，2023年6月28日至10月25日期间的租赁费7350元。某建公司共支付租赁费518578.65元，尚欠368190.85元。2021年7月30日建设单位怀远巽桂置业有限公司、监理单位安徽国汉建设监理咨询有限公司、施工单位安徽某建建设（集团）有限公司就清枫公园里项目工程召开第二十二次监理例会并形成会议纪要。某建公司的黄某杰等人出席会议并在会议纪要上签字。在某邦公司提供的证据中，某建公司方施工部的翟某波、技术负责人王某阳、项目部负责人黄某杰，分别在相应的位置上签名，而在其他多张对账单中也有黄某杰的签名。

法院判决结果：一审法院判决安徽某建建设（集团）有限公司支付怀远县某邦建筑工程有限公司租赁费用368190.85元及逾期付款损失。某建公司不服上诉，二审法院驳回上诉，维持原判，某建公司需承担全部诉讼费用。

三、企业如何避免"签字人不是我公司员工"的法律风险

这个案件的核心问题其实很简单：某建公司明明欠钱，却想以"签字的人不是我们公司员工"为由拒绝付款，结果法院不买账。为什么呢？因为法院发现了一个关键问题——当你的项目现场人员长期以你公司名义签字确认工作量，你却无法提供相反证据，法院就会认定这些签字有效。

1. "表见代理"不是企业逃避责任的挡箭牌

很多企业负责人觉得："这个人又不是我正式员工，我凭什么要为他签字负责？"但法律上有个概念叫"表见代理"。简单说就是：如果某人长期以你公司名义做事，第三方有理由相信他是你公司的人，那你就要为他的行为买单。

在这个案例中，黄某杰等人不仅在租赁对账单上签字，还代表某建公司参加了监理例会并在会议纪要上签字。这些行为已经形成了一个"证据链"，让法院确信他们就是某建公司的项目负责人。即使某建公司声称"不认识这些人"，但拿不出任何证据证明项目现场另有其人，最终只能自食其果。

2. 企业常见"作死"操作，你中了几条？

作死操作一：项目管理混乱，"谁在干活都说不清"
某建公司在法庭上被问"你们公司的驻工地代表是谁"时，竟然回答"公司管理比较混乱，现在的法定代表人对公司之前的很多情况不是太了解，公司员工也都基本离职"。这种管理状态简直是给对方送"胜诉大礼包"！法院怎么可能相信一个连自己项目谁负责都说不清的公司？

作死操作二：对账不及时，付款无记录
某建公司声称"已经付清全款"，但拿不出任何付款凭证。而某邦公司却能清楚列出每笔付款时间、金额。企业在合同履行过程中一定要做到"日清月结"，每次付款都要有书面记录，避免"钱付了却说不清"的尴尬。

作死操作三：证据保管不当，原件找不着
某建公司质疑对账单是复印件，但法院认为：虽然部分对账单是复印件，但结合监理例会纪要、作业单等其他证据，已经形成了完整的证据链。企业要记住：合同履行过程中的每一张单据都是"黄金证据"，必须指定专人保管原件，至少保存5年以上。

3. 防范建议：三招避免"签字陷阱"

第一招：项目人员"亮身份"

• 项目启动时，向合作方正式发函明确驻工地代表姓名、职务、签字权限
• 在工地现场公示管理人员名单及职责（可拍照留存）
• 重要文件必须由授权代表签字+加盖项目章（避免只有个人签字）

第二招：对账流程"留痕迹"

• 建立月度对账制度，双方签字确认后3日内完成
• 对账单必须注明"经核对无误"字样，避免模糊表述
• 电子对账要使用企业邮箱，避免用微信等私人通讯工具确认

第三招：证据管理"有专人"

• 指定项目文员负责收集、归档所有履约凭证
• 每月将原始单据扫描备份，上传至企业云盘
• 项目结束后，将全套证据装订成册，至少保存至质保期满后2年

特别提醒：签字即责任，别让"我以为"害了企业

很多项目经理觉得"先签字确认工作量，后面再补流程"没关系，但法律不会因为"我以为领导会批准"就免除责任。本案中，某建公司如果能在黄某杰第一次签字时就核查其授权，或者定期核对项目人员名单，完全能避免这场官司。记住：项目现场的每一笔签字，都可能变成未来法庭上的"呈堂证供"。

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