租赁合同欠款难收回？关键在保留完整证据链-界首租赁合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：租赁合同纠纷
案号：(2025)皖1282民初1448号
审理法院：安徽省界首市人民法院

二、案件事实与判决结果

界首某公司与康某于2024年10月12日签订《汽车租赁合同》，约定康某租用界首某公司车辆，日租金500元；2024年11月6日签订第二份合同，日租金150元；2024年11月14日签订第三份合同，日租金400元。三份合同均明确约定：一方违约需按总租金20%支付违约金。双方通过微信结算确认康某欠界首某公司租金15200元，康某于2024年11月27日支付500元后，剩余14700元经多次催要仍未支付。

法院判决：康某须在判决生效后30日内向界首某公司支付剩余租金14700元、违约金2940元（即14700元的20%），并承担案件受理费121元。

三、企业必须重视的法律风险防范要点

这个案子看似简单，却暴露出许多企业忽视的致命问题：欠款追讨成功与否，90%取决于证据是否扎实。界首某公司能赢，关键在于他们做对了三件事：

第一，书面合同+关键条款写清楚
很多小企业租车、租设备时喜欢口头约定，觉得"都是熟人不用签合同"。但本案中，界首某公司每笔租赁都签了书面合同，且明确写了日租金、违约金比例（总租金20%）。法院直接依据合同判了违约金，因为20%未超过法律允许的"损失30%"上限（民法典规定：违约金超过实际损失30%可能被认定过高）。
企业该怎么做？

• 租赁类合同必须书面签订，口头约定法院基本不认；
• 违约金条款要写清计算方式（如"未付款的20%"），但别超过20%-30%，否则可能打折扣。

第二，微信记录也能当"铁证"
本案最精彩的是：界首某公司用微信聊天记录+转账截图证明了欠款金额。法院特别认可了"双方微信结算确认欠15200元"这一环节，这是胜诉的关键证据。很多企业催款只发语音或口头说，结果纠纷时拿不出证据。
企业该怎么做？

• 每次结算让对方在微信文字确认（如"截至X日欠款XXX元"）；
• 保存完整聊天记录（别删！），重要信息用"转账备注"写明用途（如"付10月租车尾款"）；
• 电子证据要配合原始手机/电脑当庭出示，截图可能无效。

第三，别等欠款拖成"死账"才行动
康某欠款后，界首某公司2个月内就起诉，避免了证据灭失（比如微信记录过期）。更聪明的是，他们起诉前先"减免部分金额"促成结算，既体现诚意，又让欠款金额更易被法院采信。
企业该怎么做？

• 欠款超30天未付，立即书面催告（微信/邮件都算）；
• 催收时同步录音或留文字痕迹（如"您X月X日承诺还款，至今未履行"）；
• 拖欠超2个月果断起诉，别因"金额小"犹豫——本案标的仅1.7万，但拖久了可能血本无归。

特别提醒：法院明确说"被告不到庭=放弃权利"。本案康某拒不出庭，直接导致败诉。企业遇到欠款，千万别怕打官司——只要证据全，小额诉讼程序快、成本低，比私下扯皮高效得多！

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