员工采购货物公司应付款，职务行为责任认定需谨慎-中牟买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2024)豫0122民初18736号
审理法院：河南省中牟县人民法院

二、介绍案件事实并告知法院的判决结果

2024年1月至9月期间，幸福某家商贸有限公司委派其方人员张某分多次自海燕商行处购买货款总额为79632元的山药，但幸福某家商贸有限公司仅通过向海燕商行支付货款20000元，尚余货款59632元至今未付。

上述事实有海燕商行经营者王某与张某的微信聊天记录、幸福某家商贸有限公司出具的《声明》《证明》等证据佐证。

法院判决结果：被告河南幸福某家商贸有限公司需在判决生效后十日内向原告中牟县某支付货款59632元及利息（自2024年12月24日起至实际付清之日止，按全国银行间同业拆借中心公布的一年期贷款市场报价利率计算）。案件受理费645元也由被告河南幸福某家商贸有限公司承担。

三、案例核心观点与法律风险防范建议

这个案例看似简单，却蕴含着企业经营中极易忽视的重大法律风险：员工代表公司采购，付款责任到底该由谁承担？

案件中，张某辩称自己只是幸福某家商贸有限公司的员工，受公司指派采购山药，所有行为都是履行职务，不应由个人承担付款责任。法院经审理后认定：张某确实是代表公司采购，因此剩余59632元货款应由公司支付，而非张某个人。

很多老板看到这里可能会疑惑："明明是张某跟我联系、张某来提货、张某付了部分货款，为什么最后公司要负责？"其实，这正是职务行为与个人行为的区别所在。

企业应当特别注意以下几点，防范类似法律风险：

1. 别让"口头授权"埋下隐患
   案例中幸福某家商贸有限公司让张某代表公司采购，却没有明确的书面授权文件。当发生纠纷时，公司难以证明张某的权限范围。建议企业：

   • 为经常代表公司对外交易的员工出具《授权委托书》
   • 在委托书中明确写明授权事项、权限范围和有效期
   • 将授权文件复印件提供给主要合作伙伴

2. 采购流程要"留痕"，避免"口头交易"
   海燕商行之所以能胜诉，关键在于保留了微信聊天记录和公司出具的证明文件。而幸福某家商贸有限公司因未到庭应诉，失去了抗辩机会。企业应当：

   • 所有采购订单必须有书面确认（纸质或电子形式）
   • 收货时要求对方签字确认送货单
   • 定期与供应商核对账目并签署对账单
   • 重要交易尽量通过公司账户支付，避免现金或个人账户转账

3. 警惕"表见代理"风险
   如果员工长期以公司名义对外采购，即使没有正式授权，法院也可能认定为"表见代理"，要求公司承担责任。企业要注意：

   • 及时收回离职员工的工作证件、授权文件
   • 更换采购负责人时，书面通知主要供应商
   • 对员工超出权限的行为及时制止并书面告知对方

4. 别把"公司债务"变成"个人债务"
   本案中张某很幸运，法院认定其行为是职务行为。但现实中，很多小企业主因为公私账户混用、个人签收货物等行为，最终被法院认定需个人对公司债务承担连带责任。特别提醒：

   • 企业经营者务必区分个人财产与公司财产
   • 采购时明确表明"代表XX公司"而非个人行为
   • 签收货物时注明"XX公司收货"而非个人签名

一句话总结：员工代表公司采购，只要能证明是职务行为，付款责任就该由公司承担。企业必须规范授权管理、完善交易凭证，才能避免"替员工买单"的尴尬局面。

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