员工签单确认的债务公司必须承担，但未约定违约责任将难获违约金赔偿-麻城买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2024)鄂1181民初6319号
审理法院：湖北省麻城市人民法院

二、案件事实及判决结果

原告麻城市某配件经营部系经营矿山机械及配件的销售，被告麻城某石业有限公司系经营石材及石材工艺制品的公司，2023年5月至2023年12月期间，被告麻城某石业有限公司多次在原告麻城市某配件经营部赊购机械配件。2024年8月2日，经双方结算，被告麻城某石业有限公司应付原告麻城市某配件经营部货款132276元，其已付货款100258元，尚欠原告麻城市某配件经营部货款32000元（抹零18元）未付，被告刘某强、张某军在结算单上签名确认。后因该款至今未付，遂酿成纠纷。

法院判决结果很简单：麻城某石业有限公司必须向原告支付32000元货款，但驳回了原告要求支付逾期付款违约金的诉讼请求。

三、法律风险防范提示

这个案例看似简单，却藏着两个关键风险点，很多企业老板可能都没意识到，看完后一定要注意防范：

第一风险点：员工签字确认债务，公司必须"买单"

案件中，刘某强和张某军在结算单上签了字，后来刘某强辩称"我只是公司员工，不是股东，不应该由我个人承担责任"。但法院认为，他们在结算单上签字是"职务行为"，所以这笔债务应该由公司承担，而不是他们个人。

很多企业老板可能觉得："我只是让员工去收货、对账，出了问题不该我全部负责吧？"但法律规定得很清楚：只要员工是在工作范围内签字确认的债务，公司就必须承担。特别是当员工在结算单、收货单上签字时，这相当于公司认可了这笔债务。

风险防范建议：

1. 明确授权范围：给员工签字权限时，一定要写清楚能签多少钱、能确认哪些事项。比如可以规定"普通员工只能确认5000元以下货款，超过需部门经理签字"。
2. 建立签收制度：所有签收单据要注明"仅作收货确认，不代表认可全部金额"，重要结算一定要加盖公司公章。
3. 定期培训员工：让员工明白随意签字的法律后果，特别要告诉他们"签完字后反悔很难"。

第二风险点：没约定违约金，逾期付款只能干瞪眼

原告想要被告支付逾期付款的违约金，但法院没支持，原因很简单：双方在结算时"没约定利息或者违约责任"。

很多中小企业做生意时有个坏习惯：觉得"都是熟人，口头说说就行"，或者认为"签个简单收据就够了"。但一旦对方拖欠货款，想多要点赔偿时才发现：因为没白纸黑字约定违约责任，法院没法支持你的额外赔偿要求。

风险防范建议：

1. 结算必须写清楚违约责任：哪怕只是一张简单的对账单，也要加上一句"如逾期付款，按每日万分之五支付违约金"。
2. 学会使用标准合同：不要每次都手写条子，准备一份标准买卖合同模板，把付款时间、违约金计算方式都写清楚。
3. 逾期马上行动：发现对方没按时付款，别光打电话催，要立即发书面催款函，保留证据。

特别提醒： 案例中刘某强虽然不用个人承担责任，但这是因为他能证明自己是"普通员工"。如果你是公司股东或实际控制人，还经常以个人名义签公司文件，一旦公司经营不善，法院可能会认定你"滥用公司法人独立地位"，让你个人也承担债务！

做生意难免有赊账，但记住：签字要谨慎，约定要清楚。一张写清楚违约责任的结算单，可能比十次催款电话都管用。下次和客户对账时，花两分钟写明违约条款，就能避免日后讨债时的被动局面。