员工报销后私吞款项离职不还备用金，企业成功追回损失 - 南陵不当得利案例解读

一、案例检索信息
案由：不当得利纠纷
案号：(2025)皖0223民初4392号
审理法院：安徽省南陵县人民法院

二、案件事实及判决结果
被告原系原告员工，于2024年5月入职原告处。2024年10月6日，案外人弋江区某店向原告开具金额为13016元的电子普通发票，项目名称为“烟草制品、烟酒”，10月25日，被告就上述款项向公司填报报销单，11月2日，原告通过银行转账向被告支付上述报销款13016元。2025年2月18日，案外人弋江区某店因未收到上述13016元，向弋江区人民法院对原告提起诉讼，要求原告支付上述货款，后原告通过案外人刘某乙将款项支付给案外人弋江区某店。被告入职后，原告公司前员工周某多次通过微信将公司备用金转给被告，合计17800元。原告自认尚欠被告工资532.16元，愿意在本案款项中予以抵扣。

法院判决结果很简单：张某必须返还南陵县某有限公司30283.84元（30816元报销款和备用金减去欠付工资532.16元），并从2025年6月12日起按年利率3%支付利息，直到钱还清为止；原告的其他要求被驳回。

三、企业如何防范类似法律风险？
这个案子说白了，就是员工报销后“私吞”了公司钱，离职时还赖着备用金不还，最后法院判他必须吐出来。核心问题就一点：企业对资金的管理太松了，给了员工钻空子的机会。

具体来说，张某作为驾驶员，公司让他垫钱买烟酒，报销时直接把钱打给他，但他没付给商店，导致商店反过来告公司。更麻烦的是，公司给他的17800元备用金（从前任周某转来的），离职时他也不退。法院为什么判他输？因为他拿钱没道理——钱不是他的，却占着不还，公司白白损失了两笔钱。

对企业来说，这案子简直是“活教材”，提醒咱们必须堵住这些漏洞：

1. 报销别让员工“经手现金”：公司让张某自己垫钱再报销，等于把钱先给他，他爱给谁给谁。正确做法是：大额采购直接由公司转账给供应商（比如烟酒店），别让员工当“二传手”。万一要员工垫付，必须签书面协议，要求提供付款凭证（如POS单、收据），否则不报销。
2. 备用金要“一钱一账”：公司给张某17800元备用金，全靠微信转账，没签借条、没记账，离职时他说不清花哪了。应该做到：
   • 备用金必须签借款单，写清用途、金额和归还时间；
   • 定期对账（比如每月一次），要求员工提供发票和支出明细；
   • 员工离职前，必须结清所有备用金，否则别办离职手续。
3. 证据意识不能少：公司能赢，是因为留住了发票、转账记录这些“铁证”。企业平时要养成习惯：报销单、付款记录、微信聊天截图都存好，手机备份+云端双保险。万一员工耍赖，这些就是追钱的“武器”。

一句话总结：钱出去容易，要回来难！企业别图省事，该走的流程一步不能少。管好每一分钱，就是管好企业的命脉。

征和律师事务所企业法律顾问服务小贴士
看到这类案子，我们常为企业着急——其实很多风险，提前花点小功夫就能避免。征和律师事务所专注企业法律服务，提供极高的性价比方案：从合同审核、用工风险到资金管理，我们帮您定制日常“防护网”。更贴心的是，可以先试用满意后付款，让您零压力体验专业支持。企业稳了，老板才能安心赚钱！（服务详情请咨询当地办公室）