员工私下签单公司不担责，企业采购必须留证据-长垣买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：买卖合同纠纷
案号：(2025)豫0783民初8036号
审理法院：河南省长垣市人民法院

二、案件事实
原告金某与刘某沟通，向刘某供水电、地暖材料。2025年5月19日、6月4日、7月9日，金某妻子通过微信多次与刘某核对账目，7月9日确认欠款“14430+6511=20941”。刘某在微信中回复：“准备好你们的送货清单，然后得去一趟法院”“直接起诉公司现在没人对钱”“这是公司的债务不是我个人的”“金额没问题”。

法院判决刘某个人支付金某货款20941元及逾期付款违约金（以20941元为基数，按年利率4.5%从2025年9月23日起算至付清为止），同时驳回了金某要求长垣某公司、杨某、高某承担付款责任的请求。

三、核心观点：员工“口头承诺”≠公司买单，企业必须管住“嘴”和“手”
这个案子说白了就是：供应商以为在和公司做生意，结果法院只让员工个人还钱，公司一分钱不用出！ 为什么？关键在刘某那句“这是公司的债务不是我个人的”——听起来像在帮公司扛责，但法院根本不买账。原因很简单：金某拿不出任何证据证明交易是代表长垣某公司进行的。比如：

• 没有公司盖章的合同；
• 没有公司授权刘某签单的文件；
• 送货单、对账单全是刘某个人微信确认，公司没盖章也没追认。

对企业来说，这暴露了 “隐形炸弹”：

1. 员工随口一句话，公司可能“背黑锅”
   员工私下承诺“公司会付款”，但只要公司没留书面证据，供应商一告上法庭，公司就能全身而退。结果呢？供应商只能找员工个人要钱（像刘某这样被法院判赔），但公司信誉已经受损——客户会觉得“这公司管理混乱，员工乱签字”。
2. 微信聊天≠铁证，口头约定全是坑
   刘某在微信里说“金额没问题”，看似认账，但法院认为这只是个人行为。因为微信没注明“代表公司”，也没附上公司采购流程的截图。现实中，90%的类似纠纷都栽在“证据太单薄”上。

企业怎么避坑？3招守住钱袋子

1. 采购必须“签书面合同+盖公章”
   甭管金额大小，交易前让对方签正式合同，必须加盖公司公章（电子章也行）。口头说“明天补合同”？坚决不行！像本案中，如果金某有公司盖章的送货单，公司就逃不掉责任。
2. 给员工划“权限红线”
   明确告诉员工：只有采购部经理等指定人员能签单，其他员工私下承诺一律无效。新员工入职时签《授权声明书》，写清楚“我的微信聊天不代表公司”。
3. 所有记录“留痕+备份”
   送货时让工地负责人签收单（注明公司名称），对账用企业邮箱或钉钉审批，微信聊天要加一句“此内容需经公司盖章生效”。每月备份交易记录——手机一丢，官司全输！

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小提醒：企业主记住一句话——“没公章的承诺，全是耳边风”。规范一步，省心十年！