员工代收费用混同致企业追偿失败 - 林州不当得利案例解读

作为企业法律顾问，我经常遇到类似纠纷：企业因内部管理漏洞，导致员工借款或代办事宜引发法律风险，最后不仅钱要不回来，还白白搭上诉讼费。今天分享一个真实案例，用大白话讲清楚风险点，帮您避免“哑巴吃黄连”的困境。

一、案例检索信息

案由：不当得利纠纷
案号：(2024)豫0581民初4577号
审理法院：河南省林州市人民法院

二、案件事实与判决结果

案件事实（直接依据法院认定内容改写）：
杨某原是林州某物业服务有限公司的办公室主任。2021年12月至2022年4月，杨某以“缴纳水车园小区公共照明电费”为由，从公司借走177100元。但杨某实际向公司用电账户缴费213380.42元（含多个账户），同时，因公司账户还代缴林州某甲公司的临时用电，杨某又收取了王某转账1825.6元、殷某转账41766.27元、郭某转账19219元（公司声称杨某还收了郭某现金2242元，但杨某不认，法院因证据不足未采信）。

此外，杨某向公司转回两笔钱：2023年1月转7771.03元（公司记为“收杨某借款”），2023年11月转20051元。杨某还提交了其他转账记录，比如向公司负责人李某转2300元、向同事王某转2000元，以及微信支付给“河南洹上村园林”1000元、“林凡换锁”400元等，声称这些是替公司垫付的绿化、换锁、防疫物资等费用。公司则认为这些支出已报销或与公司无关，不予认可。2024年1月起，杨某未再上班，公司发短信通知后，于2024年3月将其辞退。

判决结果：
法院驳回了林州某物业服务有限公司要求杨某返还61093.29元借款的诉讼请求，案件受理费664元由公司自行承担。简单说，公司告员工“欠钱不还”，结果法院认定：杨某代收和代缴的钱，加上为公司垫付的合理费用，已超过公司借给她的177100元，公司反而可能欠杨某钱，因此败诉。

三、核心风险点：企业为何“偷鸡不成蚀把米”？

这个案子表面是“员工欠钱”，实则是企业自挖的坑。法院算了一笔账：

• 公司借给杨某177100元用于交电费；
• 但杨某实际代收了公司及某甲公司的电费共213380.42元 + 代收款项62810.87元（王某、殷某、郭某等转账）；
• 同时，杨某替公司垫付了4300元（转给李某、王某的款项），公司无法证明已报销；
• 最后，杨某的总支出（245502.45元）比公司借款（177100元）还多出近7万元。

关键教训：

1. 借款用途不清晰 = 自找麻烦
   公司让杨某“借支电费”，却没明确区分这是“个人借款”还是“代收代付”。杨某收了其他公司的电费（如某甲公司），又混入公司账户，公司财务却未单独记账。结果员工说“我垫的钱比借的多”，公司拿不出证据反驳。
   → 防范建议： 借款必须写清用途、对象和范围。比如，注明“仅限于某小区电费，不得代收第三方款项”。涉及第三方缴费，单独签协议，避免钱款混同。

2. 垫付费用无记录 = 有理说不清
   杨某提交了微信转账记录（如换锁、买防疫物资），公司一口咬定“已报销”，却拿不出报销凭证。法院直接采信了员工的证据。
   → 防范建议： 员工为公司垫钱必须走流程：事前申请、事后凭发票报销。现金支付要写收条，微信转账备注“公司垫付XX费用”。财务定期核对，别等员工离职才翻旧账。

3. 证据链断裂 = 败诉必然
   公司主张杨某收了郭某现金2242元，但只有一张手写纸条，无监控、无证人，法院不认。而杨某的转账记录完整清晰，法院全盘采纳。
   → 防范建议： 所有资金往来留“痕迹”：银行转账备注用途，现金支付双方签字确认，电子凭证备份云端。别图省事用个人账户收公司钱——这是本案翻车的导火索！

一句话总结风险： 借款不规范、垫付无凭证、混同收支不隔离，企业必吃大亏。员工离职前，务必审计清楚每一笔账，否则诉讼时哭都来不及。

四、征和律所小贴士：企业法律顾问不是“事后救火”，而是“事前防火”

这个案子如果企业早做一步，就能避免：比如让员工签借款协议时明确“不得代收第三方款项”，或每月核对杨某的缴费记录。作为征和律师事务所的顾问律师，我们见过太多企业因小疏忽酿成大损失。
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