项目资料章加负责人签字确认的交易企业不能否认-怀远买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2022)皖0321民初5605号
审理法院：安徽省怀远县人民法院

二、案件事实并告知法院的判决结果

2021年4月初，合肥某兴公司为承建怀远桂柳牧业有限公司家禽屠宰和饲料加工项目工程多次从怀远某成公司购买混凝土，并在2020年5月6日与怀远某成公司签订一份《预拌混凝土购销合同》。该合同约定：怀远某成公司向合肥某兴公司提供各种规格的混凝土共计11470吨、货款共计6100600元；合肥某兴公司指派专人崔某、王某1两人同时书面签收混凝土数量；合肥某兴公司指定崔某作为本项目现场交验和结算签字代表。合同签订后，怀远某成公司按合肥某兴公司要求的时间、数量、型号向工地提供混凝土，合肥某兴公司支付了部分货款。2021年10月20日，合肥某兴公司给怀远某成公司出具一份1100000元的欠条（非最终结算），并约定该款于2021年11月30日前一次性付清，崔某、陈某、王某2在担保人处签名。后怀远某成公司继续供货至同年12月23日；当月29日，经双方结算，合肥某兴公司共欠怀远某成公司货款2351760元，合肥某兴公司、崔某、王某1分别在对账单上加盖合肥某兴公司怀远桂柳牧业项目资料章和签名。

合肥某兴公司上诉称，这些混凝土价款并非用于其承建的主体工程，而是用于了同项目非其承包的附属工程，且欠条上加盖的是工程项目资料专用章（明确载明"对外合同均无效，仅专项用于项目资料确认和申报"），不能作为定案依据。

法院最终判决：一审判决合肥某兴公司支付货款2351760元及逾期付款损失，二审法院驳回上诉，维持原判。

三、核心观点与企业法律风险防范指南

这个案例告诉我们一个非常重要的法律常识：项目资料章+合同指定负责人签字=有效交易确认，企业不能以"资料章仅用于资料"为由否认债务。

很多企业负责人可能觉得："我们项目部的资料章明明刻着'仅用于资料，不得用于经济往来'，怎么还能代表公司承担责任？"但法院的判决给了明确答案：当资料章与合同中明确指定的结算负责人（本案中是崔某）的签字同时出现时，这个资料章就不再是单纯的"资料章"，而是对交易事实的有效确认。

企业常见风险点：

1. 印章管理混乱：项目部印章随意使用，没有建立严格的使用登记制度。很多项目经理以为"资料专用章"不会惹麻烦，结果在对账单、结算单上随手一盖，就给公司背上巨额债务。

2. 交易主体混淆：同一个项目有多个施工方时，没有明确区分各部分的责任。就像本案中，合肥某兴公司声称部分工程是别人做的，但从未告知供应商，导致法院认定所有混凝土都视为合肥某兴公司的采购。

3. 授权不明确：合同中指定崔某为"结算签字代表"，却未限定其权限范围。结果崔某不仅签收货物，还确认了大额欠款，公司事后想否认却为时已晚。

4. 对账不及时：等到供应商拿着欠条找上门，才发现金额对不上，但此时已有公司印章和负责人签字，很难推翻。

企业风险防范实用建议：

1. 管好"章"：项目部印章必须明确限定使用范围，建议刻制"仅用于技术资料报送"等字样，并建立严格的用章登记制度。所有对外经济往来的文件，必须使用公司公章或合同专用章。

2. 分清"责"：如果一个项目有多个施工方，务必在供货前书面告知供应商各部分的责任主体，并在送货单上明确标注。就像本案，合肥某兴公司如果一开始就说明"附属工程由他人负责"，就不会有后续麻烦。

3. 限好"权"：在合同中明确指定人员的权限，例如"仅负责签收货物，不负责结算确认"。对重要岗位人员（如项目经理）的授权书要详细列明可操作事项，并定期检查执行情况。

4. 做好"账"：建立月度对账制度，发现供应商送货单与实际用量不符时立即提出异议。本案中如果合肥某兴公司每月核对用量，就不会在年底突然出现230多万的"不明欠款"。

5. 留好"证"：所有沟通记录（包括微信、邮件）都要保存。本案中合肥某兴公司二审提交的证据，因缺乏前期沟通记录而不被采信，如果早有书面确认"这部分混凝土不归我公司负责"，结果可能大不相同。

记住：在商业交易中，你没说"不"，法律就默认你说"是"。供应商看到项目部盖章+负责人签字，自然认为这是公司行为，法律也会这样认定。企业不能事后才跳出来说"那是资料章，不算数"。

专业支持

作为专注企业法律风险防控的律师事务所，征和律师团队可为您提供极高的性价比法律顾问服务。我们擅长帮助企业建立完善的合同管理和印章使用制度，从源头上防范类似风险。我们创新推出"先试用满意后付款"的服务模式，让您零风险体验专业法律服务的价值。企业法律风险防控不是成本，而是最有效的投资——它能让您安心经营，避免一次诉讼就吞噬全年利润的悲剧重演。