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企业公章管理不规范将承担不利法律后果-禹州建筑设备租赁合同纠纷案例解读

征和法律顾问 发布于 阅读：1 禹州法律顾问

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一、案例检索信息

案由：建筑设备租赁合同纠纷
案号：(2023)豫10民终2678号
审理法院：河南省许昌市中级人民法院

二、案件事实及判决结果

2020年8月10日，禹州某有限公司（甲方）与丁某（乙方）签订《建筑机械（塔吊）租赁合同书》，约定工程地点为禹州颍河蘭亭××号楼××，机械型号QTZ63，月租11000元/台，进出场费40000元/台等。

禹州某有限公司与丁某签订禹州颍河蘭亭7#楼塔式起重机报停单，内容显示塔式起重机在7#楼于2021年10月1日停止使用且即日起停止计费。

丁某分别于2020年11月12日、2021年10月29日、2021年12月8日向禹州某有限公司工作人员燕某转款共计80000元。

丁某持有时间为2022年12月10日的证明一份，内容为"禹州某有限公司与禹州绿城蘭亭项目丁某工程租赁费已结算完毕，禹州某有限公司与禹州绿城蘭亭项目丁某工程没有任何经济纠纷。特此证明。禹州某有限公司（公章），2022年12月10日"。

2023年2月10日，禹州某有限公司工作人员燕某与丁某就租赁期限及进出场费用问题进行协商。

二审法院查明，2022年3月28日通话录音中丁某承认欠款11万余元，且在前一案件的笔录中承认2022年3月27日后未再支付租金。丁某提供的结清证明与事实矛盾，其在庭审中关于支付金额和租赁期限的陈述也多次自相矛盾。

判决结果： 二审法院撤销了一审判决，改判丁某需向禹州某有限公司支付租金50000元，违约金5000元。

三、核心观点及法律风险提示

这个案例告诉我们：盖了章就得认账！公章管理不善，企业自己买单！

一审时，丁某拿出盖有禹州某有限公司公章的"结清证明"，虽然公司质疑公章真实性，但鉴定结果显示确实是公司使用的公章。一审法院仅凭这份"结清证明"就认定双方已结清账目，驳回了禹州某有限公司的诉讼请求。

但二审法院没有被这一纸证明迷惑，而是通过以下关键证据推翻了这份"结清证明"：

企业必须警惕的三大风险：

1. 公章就是企业的"第二身份证"，盖章即担责

很多老板以为"没我签字就不算数"，这是大错特错！法律明确规定，公章对外代表公司，盖了章就得认账。本案中，禹州某有限公司因未对公章进行备案，无法证明"结清证明"是假的，一审直接败诉。记住：公章管理混乱，等于把企业的"钱袋子"交给别人！

2. 管理漏洞=法律风险，企业自食其果

禹州某有限公司在法庭上承认："我们公章没按规定备案"。这种内部管理的疏忽，最终导致企业吃了大亏。想象一下：如果公司有完善的公章使用登记制度，每次用章都有记录，就能轻松证明那份"结清证明"是假的。企业管理松懈，就是给对手送"子弹"！

3. 证据链比单一证据更有说服力

一审过分依赖"公章"这一单一证据，而二审法院则通过录音、笔录等多份证据形成完整证据链，还原了真相。本案中，丁某虽然有"结清证明"，但通话录音、庭审陈述等证据形成了强有力的反证。企业在经营中要养成"留痕"习惯，重要沟通尽量书面化、可追溯。

给企业的三条救命建议：

  1. 公章管理要"三铁"

    • 铁规矩：指定专人保管，用章必须审批
    • 铁记录：每次用章登记时间、用途、经办人
    • 铁监控：重要文件用章过程最好有影像记录
      （注：本案中若禹州某有限公司有这些措施，就不会被一份"结清证明"打个措手不及）

  2. 金钱往来要"双保险"

    • 涉及付款结算的文件，除了盖章，最好有法定代表人或授权代表签字
    • 大额交易建议通过公司账户转账，避免现金交易
    • 保留完整沟通记录，微信、录音都是关键时刻的"救命稻草"

  3. 发现问题要"快补救"
    本案中，禹州某有限公司在发现公章问题后，没有及时建立规范制度，导致风险持续存在。企业一旦发现管理漏洞，应立即整改，不要心存侥幸！

重要提醒： 不要以为"小企业不用这么规范"。法律面前，再小的企业也得讲规矩。本案中，仅仅因为50000元的租金纠纷，企业差点"竹篮打水一场空"，还白白花了鉴定费、诉讼费。规范管理不是增加成本，而是避免更大的损失！

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