物业费催缴未书面通知三次违约金请求被驳回-当阳物业服务合同纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：物业服务合同纠纷
案号：（2025）鄂0582民初2781号
审理法院：湖北省当阳市人民法院

二、案件事实及判决结果
2022年1月15日，当阳市某小区业主委员会（甲方）与湖北某有限公司（乙方）签订《当阳市某小区物业服务合同》，约定：物业服务合同期限1年，自2022年1月16日起至2023年1月15日止；无电梯住宅物业费标准为0.58元/月/平方米；业主需每月5日前交费；若业主拖欠物业费，经乙方书面催缴3次后仍不交纳，每日按欠费金额5‰支付违约金。2023年1月和2024年1月，双方又续签了两年相同内容的合同。任某作为该小区业主，房屋建筑面积为95.82平方米，自2022年1月15日至2025年1月15日一直未缴纳物业费，累计欠费2000.72元。

法院判决：被告任某需在10日内向湖北某有限公司支付物业费2000.72元；但驳回了原告关于违约金的请求（原本主张2000元），理由是原告未能提供书面催缴3次的证据。

三、核心观点：企业收钱别“图省事”，程序到位才能保权益
这个案子看似简单，却给所有企业提了个醒：合同写得再漂亮，执行不到位也白搭！ 湖北某有限公司明明在合同里约定了“书面催缴3次才能收违约金”，却只通过电话、微信群催缴，没留书面证据，结果2000元违约金打了水漂。

对企业来说，关键风险点就一个：法律只保护“按规矩办事”的企业。 很多公司觉得“电话催一下就行”“微信群发个消息大家都看到了”，但法院认的是“白纸黑字”的证据。本案中，合同明确要求“书面催缴3次”，原告却拿不出催缴记录，违约金直接泡汤。这就像你借钱给朋友，说好要签借条，结果只口头约定，打官司时对方不认账，你也没法要回钱。

企业如何避坑？

1. 合同条款要“可操作”：签合同时，别只盯着金额和期限。像“书面催缴”这种关键程序，必须写清楚怎么操作（比如用挂号信、短信模板），避免模糊表述。
2. 执行过程留“痕迹”：催缴费、发通知时，务必用书面形式（如邮件、纸质函件），并保存好送达证据（如签收记录、系统截图）。微信群、电话虽然方便，但法院通常不认作有效证据。
3. 定期自查“程序漏洞”：每季度检查一次合同履行情况，重点看催收、通知等环节是否合规。别等到打官司才后悔没留证据。

记住：法律不是“谁有理谁赢”，而是“谁有证据谁赢”。企业省下催缴证据的功夫，可能赔上大笔违约金或欠款。

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