买卖合同缺少对账单确认将大幅降低违约金索赔-林州买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2024)豫0581民初5343号
审理法院：河南省林州市人民法院

二、案件事实与判决结果

2020年5月7日，林州市某保科技有限公司作为甲方与林州市某配轮胎经营部（乙方）签订《采购合同》一份，约定"甲方根据实际经营需求，以单次订单的方式向乙方不定期采购合同附件一《供货清单》约定范围内的货物；除非有书面确认，否则在任何情况下，乙方均不得向甲方销售或者提供本合同附件一《供货清单》约定范围外的货物……4.1.乙方凭正式发票、表明甲方收到货物的送货单或收货单以及经甲方书面确认的当月对账单按月与甲方结算货款，甲方在收到乙方齐全正确的结算资料后，及时向乙方支付货款。5.6.甲方延期支付应付款项的，应自付款期限届满的次日起，每逾期一天按延迟付款总金额的万分之五向乙方支付延迟付款期间的损失"。

2022年5月7日，双方再次签订《采购合同》一份，约定"甲方根据实际经营需求，以单次订单的方式向乙方不定期采购合同附件一《供货清单》约定范围内的货物；除非有书面确认，否则在任何情况下，乙方均不得向甲方销售或者提供本合同附件一《供货清单》约定范围外的货物……4.1.乙方凭正式发票、表明甲方收到货物的送货单或收货单以及经甲方书面确认的当月对账单按月与甲方结算货款，甲方在收到乙方齐全正确的结算资料后，及时向乙方支付货款。7.3.本合同自双方盖章之日起生效，至2023年5月8日终止"。

根据原告提交的出库单及发票显示，2021年6月-2022年3月16日，原告向被告供货共229630元，2021年6月22日-2022年3月21日原告向被告开具发票金额251330元。2022年7月6日-2023年2月17日，原告向被告供货共75395元，2022年7月22日-2023年6月5日原告向被告开具发票金额78085元。根据原告提交的谈话录音显示，2023年8月29日原告的经营者王某军到被告公司会计处查询，被告欠付原告货款共329415元。庭审中原告陈述部分出库单丢失，故原告提交的出库单金额与发票金额不一致。

另查明，2023年11月3日，被告委托林州市住房和城乡建设局向原告支付货款10000元。

判决结果：法院判决被告林州市某保科技有限公司支付原告货款319415元（已扣除1万元），并从起诉日（2024年6月6日）起至清偿之日止按年利率4.485%支付违约金，同时驳回原告要求按合同约定高额标准计算违约金等其他诉讼请求。

三、核心风险提示：一张纸可能让你损失几十万！

这个案子看似简单，却藏着企业最常踩的"坑"：有合同、有发票、有送货单，却因缺少"对账单"，导致违约金索赔大幅缩水！

原告明明在合同中约定了"逾期付款按每日万分之五（年化约18.25%）支付违约金"，但法院最终只支持了从起诉日起按4.485%计算。为什么？关键就在这句话：

"乙方凭经甲方书面确认的当月对账单结算货款"

法院认定：仅有发票和送货单，没有买方签字盖章的对账单，就不算"达到付款条件"！这意味着：
1️⃣ 合同条款不是摆设：本案中2020年合同明确要求"对账单"作为付款前提，但原告只保留了发票和部分送货单，却漏掉了最关键的对账确认环节；
2️⃣ 违约金可能"归零"：因为无法证明"付款条件已成就"，法院不支持从逾期日算违约金，只能从起诉日按LPR（贷款市场报价利率）加30%计算，损失高达80%以上；
3️⃣ 证据链断裂代价大：原告承认"部分出库单丢失"，导致供货金额与发票不一致，进一步削弱了证据效力。

🛡️ 企业风险防范三步法（非法律人士也能操作）

第一步：签合同时划重点

• 在"付款条件"条款中明确："买方需在X个工作日内签署书面确认单"（避免模糊表述如"及时付款"）；
• 重要！单独约定"对账流程"：例如"每月5日前发送电子对账单，买方3日内确认，逾期视为认可"。

第二步：交货后立刻补证据

• 发货时：要求对方在送货单上注明"数量/规格无误"并盖章（不能只签收人姓名）；
• 开票后：通过企业微信/邮件发送对账单，并备注"请于3日内确认，逾期视为无异议"（保留发送记录）；
• 每季度：整理成册要求对方年度确认（哪怕补签也要做）。

第三步：发现拖欠马上行动

• 拖欠超过15天：书面发《催款函》（注明合同依据、欠款明细，要求7日内确认）；
• 拖欠超30天：暂停供货并启动证据固化（如录音、邮件催款），切忌仅口头催收！

💡 真实教训：本案中如果原告每月保留1张对账单，32万欠款的违约金可多拿近12万元（按日万分之五算1年）。但因为缺少这个"小纸条"，最终损失大半！

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