对账单需有授权人员签字才具有法律效力-当阳买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2023)鄂0582民初500号
审理法院：湖北省当阳市人民法院

二、案件事实并告知法院的判决结果

2021年1月1日，当阳某阳玻璃有限公司（以下简称某阳玻璃公司）与重庆卓某玻璃有限公司（以下简称卓某玻璃公司）签订《产品购、销合同》，约定自2021年1月1日至2021年12月31日，某阳玻璃公司根据卓某玻璃公司的订货单向其出售玻璃，价格以每次下订单装车发货时某阳玻璃公司批注的市场价为准；根据卓某玻璃公司的经营状况，某阳玻璃公司可以向其铺垫40万元货物，每月以对账函的形式进行对账，卓某玻璃公司必须在年底前付清所有货款；若卓某玻璃公司未按时支付货款，某阳玻璃公司有权终止发货并可单方解除该合同，卓某玻璃公司应立即返还全部货款并支付利息（以未付货款总额为基数，自逾期之日起按年利率24%支付）。

为确保双方的合作顺利进行，某阳玻璃公司与被告陈某、谭某、卓某玻璃公司于同日签订《担保协议》，约定在卓某玻璃公司不履行对某阳玻璃公司的债务时，保证人陈某、谭某就上述债务的主债权及利息、违约金及损害赔偿金、实现债权的费用承担连带保证责任，保证期限为两年。

2022年1月1日，某阳玻璃公司与卓某玻璃公司签订《销售合同》，约定自2022年1月1日至2022年12月31日，某阳玻璃公司向卓某玻璃公司提供锦屏牌浮法玻璃。

2021年至2022年，双方就上述合同货款进行多次对账：
1、2021年6月23日，双方对账确认卓某玻璃公司尚欠货款409600元；
2、2021年8月31日，双方对账确认卓某玻璃公司尚欠货款484941元；
3、2022年3月25日，双方对账确认卓某玻璃公司尚欠货款539127元，刘某奎于次日在对账函上签名；
4、2022年5月23日，双方对账确认卓某玻璃公司尚欠货款667388元；
5、2022年6月25日，双方对账确认卓某玻璃公司尚欠货款838657元；
6、2022年9月9日，双方对账确认卓某玻璃公司尚欠货款843432元，郭兴红在该对账函上载明"已确认欠款金额"；刘某奎、谭某于2023年1月20日在该对账函上签名，并载明"欠款核对无误，此款于2023年2月30日前付400000元，2月份到账付20000元利息"。

某阳玻璃公司表示，因卓某玻璃公司于2023年3月7日抵扣货款60000元，故该公司尚欠783432元货款未付。

根据查明的事实，卓某玻璃公司的业务经营由刘某奎负责；该公司与某阳玻璃公司之间合同的签订及对账，均由刘某奎与某阳玻璃公司工作人员杨某通过微信将合同及对账单发给对方确认，再由各方盖章后回传的方式进行交易。

法院判决如下：一、重庆卓某玻璃有限公司支付当阳某阳玻璃有限公司货款783432元；并以783432元为基数，自2023年1月20日起至实际清偿之日止，以全国银行间同业拆借中心公布的一年期贷款市场报价利率标准为基础，加计40%承担逾期付款责任；陈某、谭某对上述款项承担连带保证责任。二、驳回当阳某阳玻璃有限公司的其他诉讼请求。

三、案例核心观点与企业法律风险防范提示

这个案例给我们最重要的启示是：对账单必须有公司明确授权的人员签字确认才具有法律效力。

在本案中，卓某玻璃公司辩称2023年1月20日的对账函没有公司盖章、没有法定代表人签字，不应对公司产生法律效力。但法院最终认可了这份对账单，原因是什么？因为法院查明卓某玻璃公司的业务经营一直由刘某奎负责，双方已经形成了固定的交易习惯——由刘某奎代表公司进行对账。尽管没有公司盖章，但刘某奎作为实际负责业务的人员，其签字行为被认定为"有权代理"。

企业应该如何防范这类法律风险？

1. 明确授权机制：企业应当建立清晰的内部授权体系，明确哪些员工有权代表公司签署合同、对账单等重要文件。最好形成书面授权书，并在交易开始时告知合作方。比如，可以规定"本公司指定刘某为合同签约代表，其有权签署金额在100万元以下的合同及对账单"。

2. 规范对账流程：对账不能仅靠口头确认或微信聊天记录。应当使用正式的对账单格式，要求对方加盖公章或由明确授权的人员签字。如果对方是公司，最好要求同时加盖公章和授权代表签字，双重保障。

3. 保留交易证据链：像本案中，某阳玻璃公司能够提供完整的微信聊天记录，证明双方一直是由刘某奎负责对接，这对法院认定"有权代理"起到了关键作用。企业应当养成保存完整交易记录的习惯，包括合同、订单、发货单、对账单、付款凭证等。

4. 合同条款要完整：本案中，2022年的合同没有约定违约责任，导致法院只能按照法定标准计算逾期付款损失。企业在签订合同时，应当明确约定付款时间、违约责任等关键条款，避免后续纠纷中处于被动。

5. 担保协议要明确范围：本案中，2021年签订的担保协议被法院认定为覆盖后续业务，因此陈某、谭某仍需对2022年的货款承担保证责任。如果企业作为债权人，应当在担保协议中明确约定担保范围；如果作为债务人，则要谨慎签署担保协议，避免无限责任。

特别提醒：

很多中小企业主认为"公司是我的，我说了算"，因此对内部管理很随意，谁都可以代表公司签合同、对账。这种做法风险极大！本案中卓某玻璃公司就是因为内部管理混乱，导致对账单被认定有效，最终要承担还款责任。

建议企业建立"三有"原则：重要文件有授权、交易过程有记录、关键节点有确认。这样即使发生纠纷，也能有效维护自身权益。

作为企业法律顾问，我们经常看到因为对账不规范导致的纠纷。有的企业明明已经付款，却因没有保留好凭证被反复追索；有的企业因对账单签字人权限不明，导致大额债务无法追回。这些本都可以通过规范的内部管理避免。

如果您是企业负责人，不妨自查一下：您的公司是否有明确的授权体系？业务人员是否有权代表公司签署文件？对账流程是否规范？如果答案是否定的，建议尽快完善相关制度，避免陷入类似本案的法律风险。

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