微信聊天记录成退货争议关键证据，企业务必保存好沟通凭证 - 广德买卖合同纠纷案例解读

作为企业经营者，你是否遇到过客户说“货退了但没收到”，最后闹上法庭却说不清的情况？最近安徽广德法院的一个真实案例就揭示了这个风险：一家企业因没保存好微信聊天记录，在退货纠纷中败诉赔钱。下面我用大白话帮你拆解这个案子，并教你几招简单实用的防坑方法。

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2025)皖1882民初773号
审理法院：安徽省广德市人民法院

二、案件事实和判决结果

案件事实：
广德某机电制造有限公司多次向嘉兴某股份有限公司卖金属铸件底座，总货款109万多元（单价7.9元/公斤）。广德公司开了全部发票，嘉兴公司付了95万元。后来嘉兴公司说“我们退了货”，但双方对退货数量吵翻了：

• 嘉兴公司声称2022年5月和7月退了两批货，总价值10万多元；
• 广德公司只认2022年7月3日那批，清点后说实际只收到7180公斤（价值5.6万多元），还说没收到5月29日那批；
• 双方在微信对账群里（群名“广德、金日升铸件对账”，12人）反复沟通。2022年9月20日，嘉兴公司工作人员汤某良在群里说：“按7月3日号单子”“反正按你们9月20日清单单子来”，等于认可了广德公司的清点结果。

判决结果：
法院判嘉兴公司必须做两件事：

1. 10天内付给广德公司8.8万多元货款（加上从起诉日起算的利息）；
2. 开一张数量7180公斤、货值5.6万多元的红冲发票（用于冲抵退货）。

三、核心风险提示：聊天记录就是“电子证据”，丢了等于自认倒霉！

这个案子看着简单，但藏着企业最容易踩的坑——以为口头或微信聊完就没事，结果打官司时拿不出证据。法院为啥没采信嘉兴公司的说法？关键就两点：

1. 微信记录是铁证：嘉兴公司工作人员在群里亲口说“按你们清单来”，等于白纸黑字认了退货数量。但嘉兴公司第二次开庭时又反悔，说实际退了更多货，可拿不出新证据。法院直接按聊天记录判了——毕竟微信记录属于《民法典》认可的电子证据，和合同一样管用！
2. “嫌量少不拉货”反赔钱：嘉兴公司还说2023年4月退了279公斤货，广德公司“嫌量少不肯拉”，他们就当废铁卖了。但聊天记录里广德公司只说“出一趟车不划算”，没同意卖废铁。结果法院说：没书面同意就处理货物？你赔！

给企业的3个救命建议：

• 重要沟通必留痕：退货、换货、数量确认这类事，别光靠电话或口头说！一定要在微信/邮件里写清楚：“您2025年3月5日退的货，我们清点确认是7180公斤，按单价7.9元扣款56722元”。发完让对方回个“同意”或“OK”。
• 微信群别当“垃圾桶”：像本案这种对账群，千万别随便删聊天记录！手机换号、离职交接前，把关键对话截图存公司云盘（命名格式：日期+事件+双方确认人），至少保存3年（诉讼时效）。
• 退货处理守规矩：客户说要退货，先签个《退货确认单》（哪怕微信拍个照），写明数量、时间、怎么处理。如果对方说“自己处理”，必须加一句：“我方授权您按废铁价变卖，损失由我方承担”——没这句话？宁可多跑一趟拉回来，也别冒险！

一句话总结：微信不是聊完就删的“垃圾桶”，而是打官司时的“救命稻草”。企业只要养成“重要事必留文字记录”的习惯，90%的货款纠纷都能提前化解。

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