合同原件丢失致违约金条款无法主张-巢湖买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2024)皖0181民初11597号
审理法院：安徽省巢湖市人民法院

二、案件事实并告知法院的判决结果

原告巢湖市某公司经营水泥生产、销售业务。2020年3月12日至2021年1月22日，被告徐某在原告处采购水泥。2022年4月30日，双方经结算，确认被告差欠原告货款821910元，为此，被告出具欠条给原告，并承诺所欠款项分三次付清，分别于2022年6月20日前支付100000元，2022年8月30日前支付300000元，剩余款项421910元，于2023年1月1日前付清；如上述任意一笔款项未按时支付，则视为剩余款项提前到期。此后，被告未按期付款，原告经催要欠款未果，诉讼来院，请求被告支付货款821910元及逾期付款利息。
庭审中，原告陈述欠条原件遗失，为证明欠条复印件的真实性，原告申请证人郑某出庭作证，并提交由郑某现场录制的被告出具欠条时的视频以及原告自制的结算清单佐证。该结算清单反映欠款金额的形成过程，即上月欠款加上当月发生额再减去当月付款形成当月欠款，以此往后累计，截至最后一次供货时间2021年1月22日，形成总欠款1005910元，再减去原告未开具相应发票的折扣金额184000元后，余欠821910元。另原告提交《水泥销售合同》复印件一份，该合同复印件中约定，买受人逾期付款，承担差欠金额的日万分之十三违约金，还应承担因违约造成出卖人的损失费用（包含但不限于催收费、诉讼费、保全费、律师代理费等）。
另查明，原告为实现债权，委托律师参加本案诉讼，并支付律师代理费12000元。

法院判决结果：被告徐某需支付原告货款821910元及逾期付款利息（以年利率5.55%计算），但驳回了原告关于按合同约定"日万分之十三"标准计算违约金和要求被告承担律师费12000元的诉讼请求。

三、核心观点与法律风险防范

这个案例最值得企业注意的是：合同原件丢了，违约金和律师费就可能打水漂！

为什么这么说？原告公司明明在合同里写得清清楚楚：逾期付款要按"日万分之十三"支付违约金，还要承担律师费。可因为只提供了合同复印件，法院说"无法核实真实性"，直接不认可这些条款。结果，原本可以按银行LPR四倍（约年利率14%左右）计算的违约金，只能按年利率5.55%来计算，少收了将近一半的钱！12000元的律师费也拿不回来。

有意思的是，同样是复印件，欠条复印件却得到了法院认可。为什么？因为原告提供了"三件套"：现场视频、证人证言和详细的结算清单。这些证据形成了完整链条，证明了欠条确实是被告写的。但合同复印件却没有其他证据佐证，孤证难立。

对企业来说，这个案例敲响了三记警钟：

1. 合同原件比黄金还贵重！签完合同一定要专人专柜保管，电子备份也要做好。不要像本案原告，连这么重要的合同都弄丢了复印件。

2. 欠条、对账单千万别马虎！本案原告虽然丢了欠条原件，但因为有现场视频和详细结算过程，勉强保住了核心债权。建议企业：每次对账都要有双方签字确认的书面文件，最好同步录音录像（提前告知对方）。

3. 违约条款不是写在纸上就行！合同里约定的违约金、律师费等，如果拿不出原件，法院很可能不支持。特别提醒：日万分之五以上的违约金，在司法实践中容易被认定为过高而被调低，但本案连基本的违约条款都因证据不足而失效，更得不偿失。

给企业的实操建议：

• 建立合同管理制度：专人负责、编号登记、双人保管
• 重要交易全程留痕：送货单双方签字、对账时录像、微信确认要完整保存
• 电子化管理：扫描所有合同存档，但注意——电子扫描件不能完全替代原件
• 发现原件丢失立即补救：像本案原告一样，赶紧找证人、找过程证据，形成证据链

记住：打官司就是打证据。你认为理所当然的事情，没有证据就是"你说的"。企业老板经常说"我们有合同"，可如果拿不出原件，这句话在法庭上可能一文不值。

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