离职员工不得非法占有公司财务账册凭证-枣阳公司证照返还纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：公司证照返还纠纷
案号：(2024)鄂06民终3067号
审理法院：枣阳市人民法院

二、案件事实及判决结果

2011年5月10日，枣阳市某房地产开发有限公司在枣阳市市场监督管理局登记成立。公司类型为有限责任公司，经营范围为房地产开发、商品房销售、房屋租赁、民用建材销售。法定代表人郭某猛，公司股东为枣阳市某建筑材料制品有限公司、谢某、郭某猛、曾某。2013年6月枣阳市某房地产公司聘任黄某为公司会计，2017年12月调岗为出纳。黄某负责公司财务室进出账凭证、账册记录、保管证照、印鉴等资料和物品。2023年11月经公司董事会决议，该公司认为黄某不服从公司管理，不配合董事会的工作，解聘了黄某的出纳职务。同时，公司在微信中通知黄某返还其持有和保管的账册、凭证、文件等资料，并办理交接手续。但是，黄某以公司欠发其劳动报酬为由，没有与公司办理交接手续，没有返还公司账册、凭证等财务资料。

法院最终判决：黄某必须在判决生效后七天内把公司账册、凭证全部归还给枣阳市某房地产公司，同时驳回了公司的其他诉讼请求。黄某不服提起上诉，但二审法院驳回了上诉，维持原判。

三、企业如何防范财务资料被非法占有的风险

这起案件看似简单，却给所有企业敲响了警钟：财务账册不是普通文件，它是企业的"命脉"和"证据"，一旦被非法占有，企业可能面临无法报税、无法审计、甚至无法正常经营的严重后果。

为什么黄某的行为是违法的？
法院说得非常清楚：公司财务账册、凭证属于特殊的公司财产，必须由公司指定的人员保管，放在公司经营场所内。就像你不能因为房东欠你押金，就把他的房子占着不走一样，员工也不能因为公司欠工资，就把公司的重要文件"扣押"。

黄某有两个错误认识：

1. 她以为"公司欠我工资，我就可以不还账本"
2. 她以为"我是在帮小股东保护权益"

但法院指出：工资问题应该通过劳动仲裁或法院解决，不能用"扣押公司财产"来"以暴制暴"；至于保护小股东权益，也应当通过合法渠道查阅复制财务资料，而不是私自占有。

给企业的3个重要建议：

1. 建立完善的离职交接制度

   • 在员工入职时就在劳动合同中明确约定离职交接义务
   • 制定详细的《离职交接清单》，列明所有需要交接的物品和文件
   • 要求关键岗位员工（尤其是财务人员）离职时必须办理书面交接手续
   • 在员工离职前一周就开始交接工作，不要等到最后一天

2. 及时处理欠薪问题

   • 公司务必按时发放工资，这是避免类似纠纷的根本
   • 如果确实有困难无法按时支付，应与员工沟通并出具书面说明
   • 设立专门渠道处理员工薪酬投诉，不要等到离职时才解决

3. 明确财务资料保管责任

   • 在公司章程或内部制度中明确规定财务资料由谁保管
   • 重要财务资料应实行"双人保管"或"密码+钥匙"分人管理
   • 定期备份电子账册，重要纸质账册应存放在保险柜中
   • 对财务人员进行权限管理，不同级别人员接触不同资料

特别提醒： 很多企业认为"都是自己人，不会出问题"，但一旦发生股东纠纷或控制权争夺，财务资料往往成为"争夺焦点"。本案中，黄某声称是"受监事指示"保管账册，实际上是被卷入了公司内部斗争。企业一定要避免让普通员工卷入高管之间的争斗，否则既害了员工，也害了公司。

记住：财务账册是企业的"历史档案"和"法律证据"，不是个人可以随意处置的"私人物品"。无论公司内部有什么矛盾，都必须通过股东会、董事会等合法程序解决，绝不能由个人擅自处理。

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