股东代公司垫付保证金后拒不返还？法院判决公司必须退还！-麻城合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：合同纠纷
案号：(2024)鄂1181民初4506号
审理法院：湖北省麻城市人民法院

二、案件事实及判决结果

经麻城某丙环保建材有限公司与麻城某乙有限公司协商一致，2022年5月27日，麻城某丙环保建材有限公司向麻城某乙有限公司出具承诺书，约定由麻城某丙环保建材有限公司承运白鸭山渣土清运工程。同日，方某（原告，公司股东）、麻城某丙环保建材有限公司法定代表人罗某各向麻城某乙有限公司账户转款150,000元，其中方某转账的100,000元备注为“保证金”。麻城某乙有限公司收到款项后，于2022年5月27日向麻城某丙环保建材有限公司出具收据（票号5605556），载明交款单位为麻城某丙环保建材有限公司、金额100,000元、事由为运渣土（保证金），该收据被方某领走。2022年5月31日，因麻城某乙有限公司财务人员失误，又重复开具了内容相同的收据（票号5605557）并被方某领走。2022年6月13日，麻城某乙有限公司发现重复开票，要求方某退回后开的收据作废，但方某称旧收据已遗失，拒绝作废。麻城某乙有限公司遂在旧收据存档联备注“此收据作废”，方某签字确认。
因麻城某丙环保建材有限公司通过个人账户转账不符合麻城某乙有限公司规定，麻城某乙有限公司要求方某提供“关于以个人名义转账购买渣土的情况说明”，并由麻城某丙环保建材有限公司盖章确认。方某将盖章文件交回麻城某乙有限公司存档（庭审中麻城某丙环保建材有限公司曾申请公章鉴定但撤回）。另查明，方某仅向麻城某乙有限公司支付过一笔100,000元保证金，麻城某乙有限公司不与个人开展业务。

法院判决：麻城某丙环保建材有限公司需在15日内退还方某保证金100,000元，并支付自2024年7月2日起按一年期LPR计算的利息；驳回方某其他诉讼请求。

三、核心观点：企业垫付款项必须留好“证据链”，否则可能血本无归

这个案子看似简单，实则给所有企业敲响警钟：股东或员工代公司垫钱，如果没有规范操作，公司事后抵赖，法院照样判你还钱！ 为什么麻城某丙环保建材有限公司输得这么惨？关键就在三个“没注意”：

1. 没签书面协议：方某垫付10万元时，公司仅口头承诺“及时返还”，没写清楚是“代付”还是“借款”。结果麻城某乙有限公司只认公司，不认个人，方某手里只有转账记录和收据，差点说不清钱是帮谁垫的。
2. 乱盖章埋隐患：公司为配合麻城某乙有限公司要求，随手在“情况说明”上盖章确认“方某转账是代公司行为”，却没留底或注明细节。庭审时想否认公章真实性，又主动撤回鉴定申请——这等于自己承认了代付关系。
3. 收据管理太随意：财务重复开收据、让个人保管公司收据，甚至允许对方签字作废旧票却不核查。最终法院认定“盖章文件+收据+转账备注”形成完整证据链，公司无法抵赖。

企业避坑指南：

• ✅ 垫付必签协议：无论是股东、员工还是第三方代公司付款，必须签书面协议，写明“此款项为代付”“公司承诺X日内归还”，避免口头承诺。
• ✅ 盖章要留痕：对外出具说明、承诺书等文件，务必留存复印件并登记用途。像本案中“情况说明”，公司应在盖章时备注“仅用于XX业务”，防止被挪作他用。
• ✅ 收据/发票严管：指定专人保管财务凭证，禁止个人持有公司收据。若发现重复开票，立即书面作废并双方签字确认（而非口头补救）。
• ✅ 对公转账是底线：尽量避免用个人账户走公司款项。真需垫付，也应通过公司账户操作，或让垫付方在转账时备注“代XX公司支付XX费用”。

记住：法律只保护“看得见”的证据！ 企业觉得“都是自己人”就放松管理，等纠纷来了，一句“我没证据”可能让你多赔10万利息+诉讼费。

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