单方制作交易凭证难获法院认可，企业需完善证据链-许昌买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2023)豫1003民初6465号
审理法院：河南省许昌市建安区人民法院

二、案件事实及判决结果

2022年6月1日，许昌某乙有限公司通过张某与禹州某甲建材有限公司签订《购销合同》一份，该合同对产品规格、名称、单价、金额等均未明确约定，以实际发生为准，合同有效期为壹年。

2022年6月17日许昌某乙有限公司与张某签订《石料采购合作协议》，约定因许信高速公路第一标段需要，双方合作采购工程用石料，石料为禹州某甲建材有限公司生产，品种为05、12、13、石屑，总量约20万吨。许昌某乙有限公司将50万元预付货款转至禹州某甲建材有限公司账户。

合同履行过程中，张某根据许昌某乙有限公司的需求，从禹州某甲建材有限公司联系货物，由禹州某甲建材有限公司提供货物，并由张某将货物拉走送至许昌某乙有限公司指定地点。

禹州某甲建材有限公司出具结算确认书，显示供货总金额为450000元，2022年9月19日，禹州某甲建材有限公司给许昌某乙有限公司开具金额为450000元的发票。上述货物均由张某实际接收，张某对此无异议。

张某对许昌某乙有限公司实际收到的货物数量没有异议，并认可禹州某甲建材有限公司发出的其他货物由其供给其他地方了，没有交给许昌某乙有限公司。

法院最终判决：禹州某甲建材有限公司向许昌某乙有限公司返还货款50000元及利息；张某向许昌某乙有限公司返还货款128305.44元及利息；驳回许昌某乙有限公司的其他诉讼请求。二审法院驳回了禹州某甲建材有限公司的上诉，维持原判。

三、核心观点与法律风险提示

这个案例给企业敲响了一记警钟：企业单方面制作的交易证据在法庭上很难被采信，尤其是当这些证据与企业自己出具的正式文件相矛盾时。

具体来看，禹州某甲建材有限公司在诉讼中主张已向许昌某乙有限公司供应了近50万元的货物，却只提供了自行制作的销货汇总表和明细。但问题是，这些表格是公司自己做的，上面没有对方签字确认，而且金额还和他们自己之前给许昌某乙有限公司开的45万元发票、出具的结算单不一致。法院当然不会采信这种"自己说了算"的证据。

这个案例暴露出企业在交易过程中常见的三大风险：

风险一：交易流程不规范，证据链断裂

本案中，许昌某乙有限公司把钱直接打给禹州某甲建材有限公司，却让张某这个"中间人"负责提货送货。结果张某把部分货物私自转卖给了别人，导致许昌某乙有限公司没收到货。企业通过第三方代理交易时，一定要建立清晰的交易流程：谁下单、谁发货、谁收货、谁确认，每个环节都要有书面记录。

风险二：单方证据缺乏证明力

很多企业以为只要自己记了账、做了表格，就能证明交易事实。但法院认为，这种自己制作的证据就像"自己给自己打分"，没有客观性。企业要留存有对方签字的送货单、收货确认单，或者有物流签收记录，才能形成完整的证据链。

风险三：文件前后矛盾自相矛盾

更麻烦的是，禹州某甲建材有限公司自己先给客户开了45万元发票，出具了45万元的结算单，后来又说实际发货近50万元。这种"前言不搭后语"的行为，让法院完全无法相信他们的说法。企业在交易过程中，所有书面文件（合同、发票、结算单）的金额和内容必须保持一致。

给企业的实用建议：

1. 建立规范的收货确认制度：要求收货方在送货单上签字盖章，或者通过企业邮箱、企业微信等可追溯的方式确认收货。不要仅凭口头约定或中间人转达。

2. 保留完整交易凭证链：从合同签订、付款凭证、发货记录、收货确认到发票开具，每个环节都要有书面证据，且相互印证。

3. 慎用第三方代理交易：如必须通过中间人，应在合同中明确约定中间人的权限和责任，并要求中间人与实际收货方建立直接确认关系。

4. 定期对账核实：每月与交易对手核对一次交易明细，发现问题及时解决，避免日积月累成大纠纷。

记住：在法律纠纷中，"谁主张，谁举证"。你说你发了货，就得拿出让人信服的证据。仅靠自己电脑里的一张Excel表格，很难在法庭上站得住脚。

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